کلیات پروژه
نام شرکت: پارسین رایحه ماندگاران
نوع کسب‌وکار: تولیدی
صنعت: آرایشی و بهداشتی
راهکارهای پیشنهادی: مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، فروش و ثبت سفارش آنلاین
پارسین رایحه‌ی ماندگار به عنوان تولیدکننده‌ی محصولات آرایشی بهداشتی از سال 1396 شروع به فعالیت کرد و به عنوان تولیدکننده‌ی داخلی محصولات آرایشی و بهداشتی ایرانی را تولید و به بازار هدف عرضه نمود. با توجه به تنوع بالای محصولات تولیدی این مجموعه مدیریت بخش‌های مختلف نیاز به سیستم یکپارچه‌ای داشت. این تولیدکننده از سال اول فعالیت خود به عنوان مشتری شرکت تکروسیستم از نرم‌افزار تحت ویندوز تکروسیستم برای مدیریت بخش‌های مختلف تولید، فروش و حسابداری استفاده می‌نمود و با گذر زمان و توسعه‌ی بازار این شرکت تولیدی در حوزه‌‌ی فروش خود با چالش رو‌به‌رو شد و نیاز به تغییراتی در نرم‌افزارهای سازمانی داشت. گسترش دامنه‌ی فروش و افزایش حجم تولید نیاز به ابزارهای به‌روز و یکپارچه را برای پارسین رایحه روشن نمود.
چالش‌ها
این مجموعه برای فروش و پخش محصولات خود از نمایندگان و فروشندگان در مناطق مختلف ایران استفاده می‌نماید. ارتباط با این افراد به عنوان واسط‌های توزیع با افزایش تعداد واسط‌ها و میزان فروش با پیچیدگی همراه بود و تعداد بالای نماینده‌ها ایجاب می‌کند که یک سامانه‌ی یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌ها فعال شود. این شرکت به عنوان مشتری وفادار و راضی از تکروسیستم بوده و در رابطه با این چالش نیز با شرکت تکروسیستم مشاوره نمود و گروه تخصصی از طرف تکروسیستم برای بررسی وضعیت مشتری تشکیل شد. فروشندگان در مناطق مختلف جغرافیایی برای ارسال سفارشات فروش خود به پارسین رایحه از روش کاغذی و از رسانه‌های مختلف ارتباطی استفاده می‌نمایند که فرایند ارسال دارای مشکلاتی بود ازجمله زمان‌بر بودن اطلاع‌رسانی وضعیت سفارش‌ها به شرکت و عدم امکان گزارش‌گیری مناسب از وضعیت سفارشات که مسئولان پارسین رایحه برای حل مشکلات خود وضعیت را با تکروسیستم مطرح نمودند تا راهکار اجرایی برای آن‌ها ارائه شود. با توجه به مشکلات مربوط به بعد مسافت جلسات بصورت آنلاین برگزار گردید و در نهایت راهکاری اجرایی از طریق سیستم جامع ERP برای این مشتری انتخاب گردید.
راهکارهای پیشنهادی
بعد از برگزاری جلسات تحلیل نیاز و فازبندی پروژه بترتیب ماژول‌های زیر در شرکت پارسین رایحه استقرار داده‌شد.
- مدیریت ارتباط با مشتری
برای اطلاع از وضعیت نیازهای بازار و آگاهی از کشش محصولات، نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری و گزارشات مرتبط برای مشتری نصب و راه‌اندازی گردید. در حوزه جذب مشتری و افزایش فروش از قابلیت‌های مدیریت مشتریان بالقوه و پتانسیل‌های فروش در نرم‌افزار استفاده نمودیم و امکان مدیریت فعالیت‌ها و تماس‌ها را از طریق ماژول مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) فراهم کردیم. - فروش و ثبت سفارش آنلاین
در مرحله‌ی بعد و همزمان با اجرای فروش، جهت ثبت سفارش فروشندگان، ماژول فروش راه‌اندازی گردید و پارسین رایحه سفارشات فروش کاغذی را سیستمی نموده و وارد نرم‌افزار کرد. با فعال‌سازی ثبت سفارش آنلاین وضعیت محصولات با شفافیت به اطلاع مسئولان فروش پارسین رایحه رسیده و از سوی دیگر در ماژول فروش امکان گزارش‌گیری فعال بوده و بعد از وارد کردن داده‌های سفارشات فروش از طریق گزارشات، مدیران فروش به‌طور مطلوب از وضعیت تقاضای محصولات در بازار مطلع شدند. - مدیریت پروژه‌ها
طی جلسات تحلیل نیاز مدیریت پارسین رایحه مطرح نمود که برای مدیریت پروژه‌های داخلی خود نیز نیاز به یک نرم‌افزار کاربردی و به‌روز دارد. پروژه‌های مجموعه شامل مدیریت خدمات و مدیریت تولید محصولات جدید بود که از طریق ماژول مدیریت پروژه‌ها امکان پاسخگویی را داشت. استقرار ماژول مدیریت پروژه‌ها را در فاز دوم زمانبندی نمودیم. - مدیریت روابط داخل سازمانی
مجموعه‌ی پارسین رایحه برای ارتباطات داخلی خود از ماژول بحث‌وگفتگو استفاده نمود و از طریق این ماژول وابستگی به نرم‌افزارهای ارتباطی عمومی در سازمان به صفر رسید و پرسنل پارسین رایحه از ماژول بحث‌وگفتگو برای انتقال پیام و محتواهای خود استفاده نمود.
ماژول‌های نصب شده
- مدیریت ارتباط با مشتری
- فروش
- بحث‌وگفتگو
نتیجه گیری
مجموعه نرم‌افزارهای سیستم جامع ERP تکروسیستم با ایجاد یکپارچگی در سازمان‌ها به بهبود بهره‌وری تحقق می‌بخشد. از سوی دیگر با توجه به تحت وب بودن این نرم‌افزار محبوبیت این ابزار بین کاربران سیستم‌های نرم‌افزاری بیشتر می‌باشد. در این پروژه امکانات سیستم جامع ERP با حالت سفارشی‌سازی شده و مناسب کسب‌وکار پارسین رایحه اجرایی شد و نرم‌افزار برای استفاده‌ی مشتری آماده گردید. شرکت تکروسیستم به عنوان مجری طرح‌های انفورماتیک در پروژه‌های مشترک با سازمان‌های مشتری تمام تلاش خود را می‌کند تا نیازهای مشتری را رفع نموده و یک ابزار کارا برای مشتری فراهم کند.در این پروژه نیازهای بخش فروش مشتری بطور کامل پاسخ داده‌شد و یک پروژه‌‌ی موفق و اجرایی در کسب‌وکار مشتری پیاده‌سازی شد. این پروژه از پاییز 1402 آغاز شد و با توجه به ابعاد پروژه در طول 2 ماه استقرار انجام و سیستم عملیاتی شد. ارتباطات فی‌مابین در طول استقرار و راه‌اندازی سیستم حاکی از رضایت مشتری از خرید برنامه‌ی سیستم جامع ERP تکروسیستم بود. در حال حاضر نیز ما بطور مستمر با کاربران پارسین رایحه در ارتباط هستیم و در استفاده از سیستم جامع ERP قدم به قدم آن‌ها را همراهی می‌نماییم تا از طریق استفاده اصولی از سیستم نرم‌افزاری بتوانند به یکپارچگی در سازمان خود برسند.