هوش تجاری (BI)
در هر سازمان انبوهی از داده ها وجود دارد که از بخش های مختلف از جمله نیروی انسانی، مشتریان، تامین کنندگان و ... ایجاد می شود. با توسعه ابعاد سازمان حجم داده ها افزایش می یابد و داده ها می توانند به عنوان یک منبع مهم ومفید برای سازمان به کار برده شوند تا در وضعیت سازمان بهبود ایجاد کرده و سبب افزایش بهروه وری گردند. ابزاری که داده های سازمان را به کار گرفته و ایجاد ارزش می کند "هوش تجاری" نام دارد.
در سال های اخیر با توسعه تکنولوژی و افزایش کاربرد ابزارهای مبتنی بر دانش فنی در سازمان ها مفهوم "هوش تجاری" به یک موضوع محبوب تبدیل شده است و هر سازمان در مقطعی از زمان به این مفهوم نیاز پیدا می کند. در این مقاله با مفهوم"هوش تجاری" آشنا می شویم و فرایند به کار گیری آن در سازمان ها را بررسی می کنیم.
سازمان هایی که ارزش داده ها را درک کرده باشند به دنبال استفاده از این مفهوم رو می آورند. مرحله ی اول به کارگیری مفهوم هوش تجاری مربوط به ذخیره ی "داده ها" و طی فرایندهای مربوط به داده ها تا تبدیل شدن به مرحله ی کاربردی در هوش تجاری می باشد و سازمان هایی که بتوانند به روش صحیح داده ها را ذخیره کنند می توانند از آن استفاده کنند. از این رو ابتدا با ذخیره سازی داده ها آشنا می شویم.
مفهوم داده، اطلاعات، دانش
داده ها ورودی های کمی و کیفی خام، طبقه بندی و تحلیل نشده ی سازمان ها هستند که در انواع منابع قابل ذخیره به عنوان "پایگاه داده" نگهداری می شوند. واحد اندازه گیری داده می تواند عدد یا بیت و بایت باشد. در زمان های گذشته داده‌ها در منابع کاغذی ذخیره می‌شدند که بعدها در منابع غیرکاغذی از جمله درایوهای دیسک سخت جایگزین شدند. در حالت کلی داده ها به تنهایی ارزش کاربردی در سازمان ندارند و اگر پردازش شده و به "اطلاعات" تبدیل شوند در تصمیم گیری های سازمان موثر خواهند بود.
اطلاعات همان داده های سازمان دهی و پردازش شده می باشند که قابلیت اطمینان بالاتری نسبت به داده ها دارند. با اجرای فرایندهای طبقه بندی و پردازش می توان به داده ها ارزش بیشتر داده و آن ها را به اطلاعات تبدیل نمود. در تصویر زیر بطور کاملا واضح می توان تفاوت داده و اطلاعات را مشاهده نمود.
در نهایت اطلاعات با اعمال تفسیرهای مختلف تبدیل به "دانش" می شود. دانش ایجاد شده از این مسیر دارای ارزش بالا و قابلیت تحلیل و دریافت خروجی می باشد. به عبارت دیگر ترکیبی از اطلاعات، تجربه و شهود به "دانش" ختم می شود که امکان نتیجه‌گیری و بینش را دارد و می تواند در تصمیم‌گیری و اقدامات سازمان تاثیرگذار باشد.
نکته ی مهم در مورد این سه مفهوم تفاوت در حجم فیزیکی هر کدام از حالت ها می باشد. در تصویر زیر کاملا مشهود است که داده ها دارای حجم بالا بوده و به تدریج با اعمال پردازش و طبقه بندی های مختلف حجم داده ها کاهش یافته و مفهوم دانش دارای کمترین حجم فیزیکی بوده و برعکس دارای بیشترین ارزش تحلیلی می باشند.
به عنوان مثال تعداد بازدیدکننده‌های یک وب‌سایت بر حسب کشور مثالی از "داده" می باشد. با تحلیلی این تعداد و انجام تفسیرهای مختلف از "اطلاعات" بدست آمده می توان به "دانش" مفید و کاربردی در مورد افزایش یا کاهش حجم ترافیک اینترنتی آن منطقه دست یافت.
بعد از آشنایی با معنی این سه مفهوم به راحتی می توان عملکرد هوش تجاری را درک نمود. در فرایند استفاده از هوش تجاری در واقع "داده" ر ا به "دانش" تبدیل می کنیم. طبق تعریف مجله گارتنر: "هوش تجاری" یک اصطلاح چتری است که شامل نرم‌افزارهای کاربردی، زیرساخت‌ها و ابزارهایی هست که باعث دسترسی و تحلیل اطلاعات می‌شود که به کمک آن می‌توان تصمیم‌ها و کاراییِ یک شرکت یا سازمان را بهینه کرد. در تکمیل مطالب بیان شده می توان این گونه نتیجه گیری نمود که در حوزه هوش تجاری با استفاده از ابزارهای نرم افزاری و داده‌هایی که این نرم‌افزارهای کاربردی ذخیره کرده‌اند داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنیم و با عملیات پردازش ، آنها را در انبار داده خود ذخیره می‌کنیم. سپس این انبار داده آماده تحلیل می شود و می توان تحلیل های مختلفی بر روی داده ها انجام داد و از داده های خام، برای سازمان ایجاد ارزش نمود و باعث بهینه سازی تصمیم گیری های سازمان شد.
ذخیره سازی داده و انجام طبقه بندی های ایجاد اطلاعات در نرم افزارهای عمومی از جمله Excel و Sql قابل انجام است. مرحله ی اصلی و مهم ایجاد دانش نیازمند ابزارهای جامع تری می باشد که جزو مفاهیم مهم هوش تجاری می باشند. از جمله ابزارهای مفید "داشبوردهای مدیریتی" می باشند و گاها مفهوم داشبورد هم معنی با هوش تجاری به کار برده می شود. در ادامه ی مقاله با مفاهیم و فرایندهای داشبورد سازی آشنا می شویم.
داشبورد مدیریتی چیست؟
ابزاری است که ویژگی اصلی آن نمایش تصویری داده های طبقه بندی شده ی یک موضوع می باشد. در هر حوزه که بتوان داده ها را به صورت تصویری و در قالب "نمودار" نمایش داد، بالاترین حالت درک و تفسیر از آن داده ها را فراهم کرده ایم. نمایش تصویری به مدیران کمک می کند در زمان کوتاه به اطلاعات مفید و کاملی دست پیدا کنند و این مورد جزو موارد مهم داشبوردها می باشد. داشبورد مدیریتی، داده‌های مربوط به "شاخص‌های کلیدی عملکرد" مختلف را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کرده و آنها را در یک محیط واحد به مدیران نمایش می‌دهند. از این رو برای ایجاد یک داشبورد مدیریتی کاربردی باید با مفهوم شاخص های کلیدی عملکرد نیز آشنا شد.
شاخص های کلیدی عملکرد(Key Performance Index)
مقادیر قابل سنجش از پارامترهای مورد بررسی در یک سازمان است و به عبارت دیگر معیاری برای سنجش عملکرد بخش های مختلف سازمان به صورت کمی می باشد. در بخش های مختلف هر سازمان می توان KPI های مختلف تعریف نمود. از جمله در بخش فروش تعداد فروش، مقدار تخفیف ها، میزان سود جزو شاخص های عملکرد سازمانی مهم می باشند. یا در بخش نیروی انسانی میزان استخدام و اخراج، رضایت کارکنان و... جزو شاخص های کلیدی عملکر هر سازمان می باشد. مرحله ی اول در طراحی داشبوردهای مدیریتی شناسایی و استخراج شاخص های کلیدی عملکرد مربوط به حوزه مورد نظر می باشد.
اکثر شاخص های کلیدی عملکرد دارای ویژگی های مشترکی می باشند که در ادامه بررسی می کنیم.
- شفافیت: شاخص انتخاب شده باید بطور واضح و بدون ابهام هدف مورد بررسی را در نظر گرفته و اطلاعاتی در مورد آن نمایش دهد
- قابلیت اندازه گیری: شاخص های کمی به راحتی قابل اندازه گیری می باشند و در مورد شاخص های کیفی باید قابلیت اندازه گیری را مشخص نمود. به عنوان مثال ساعات حضور کارمند در سازمان شاخصی برای اندازه گیری وفاداری و تعهد کاری می باشد.
- قابلیت دسترسی: استفاده از شاخص های دور از دسترس برای سازمان سبب بی اثر شدن ابزار مدیریتی و کاهش انگیزه ی کارکنان می شود.
- مرتبط بودن: شاخص های انتخاب شده باید در راستای اهداف سازمان و راهنمای آن ها باشند.
- بازه زمانی: هر شاخص باید یک محدوده ی زمانی مشخص داشته و عملکرد پارامتر مربوطه را در این بازه سنجش نماید.
در نهایت داشبورد ایجاد شده با شاخص های کلیدی عملکرد قوی راهنمای مفید برای مدیریت سازمان است تا از وضعیت سازمان باخبر شده و براساس پیش بینی های علمی و مبتنی بر داده در مورد وضعیت آینده ی سازمان تصمیم گیری نماید.
بعد از آشنایی با مفهوم و فرایند داشبورد سازی در این مرحله شناخت ویژگی های یک داشبورد مناسب برای استفاده مفید از این ابزار کمک فراوانی می کند. بطور کلی یک داشبورد مدیریتی خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
- سادگی و قابل فهم بودن: از مهمترین ویژگی‌هایی است که یک داشبوردمدیریتی باید داشته باشد. داشبورد مدیریتی خوب پیچیده نیست و استخراج اطلاعات و کارکردن با آن نیاز به آموزش‌های زیادی ندارد.
- اندازه‌گیری KPI ها: اصلی‌ترین فایده داشبوردها اندازه‌گیری شاخص هایی است که منجر به عمل می‌شوند. شاخص‌های کلیدی عملکرد به مدیران کمک می‌کنند تا بر سازمان خود و بر پیشرفت آن به سمت اهداف نظارت کنند.
- ارائه نمودارهای متنوع: یک داشبورد خوب گزینه‌های متنوعی برای انتخاب از میان نمودارها و جداول دارد تا بتوانید داده‌های خود را با نمودارها و جداول متنوع به نمایش بگذارید و مفاهیم را به سرعت انتقال دهید. نمودارهای متناسب باشاخص های مختلف در حوزه های مختلف کاربرد دارند. به عنوان مثال در حوزه فروش که تعداد پارامترها بالا می باشد نمودارهای میله ای کاربرد دارند و در حوزه منابع انسانی با تعداد پارامترهای کمتر نمودارهای دایره ای کاربرد بیشتر دارند.
- پردازش داده‌ها در لحظه: یک داشبورد مناسب باید بتواند داده‌ها را در لحظه پردازش کرده و نمایش دهد. پردازش سریع داده‌ها تضمین می‌کند که آمارهای شما به موقع و دقیق نمایش داده شوند.
- قابلیت فیلتر اطلاعات: داشبوردها باید به شما اجازه دهند با فیلتر کردن داده‌ها، محدوده زمانی آنها را تنظیم کنید، عملکرد یک واحد خاص را مشاهده کرده یا پیشرفت یک پروژه را دنبال کنید. در یک داشبورد خوب تنها با چند کلیک، می‌توانید به راحتی این تنظیمات را برای تمامی جداول و نمودارها انجام دهید.
- قالب‌های ظاهری متنوع: تنظیم قالب‌ها به شما اجازه می‌دهد ظاهر داشبورد خود را تغییر دهید. این ویژگی به شما امکان می‌دهد داده ها را به شکلی جذاب و مخاطب پسند ارائه دهید.
- دسترسی آنلاین: داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنها باید در هر مکان و زمانی و از هر دستگاهی در دسترس شما باشد.
- قابلیت به اشتراک گذاری: به اشتراک‌گذاری داده‌ها و گزارش‌ها از داشبورد به ایجاد یک فرهنگ سازمانی داده‌محور در سازمان کمک می‌کند. داشبورد خوب قابلیت برای به اشتراک گذاری سریع داده‌ها با تیم‌های مختلف را دارد.
- امکان چاپ: ممکن است نیاز داشته باشید اطلاعات داشبورد را به صورت فیزیکی چاپ کنید. در این موارد، گزینه چاپ به شما کمک می‌کند اطلاعات داشبورد را بدون ایجاد اختلال در نمودارها به یک فایل PDF یا PNG تبدیل و آن را چاپ کنید.
دانش ایجاد شده از طریق داشبوردها امکان برنامه ریزی و پیش بینی در حوزه های مختلف را برای سازمان فراهم می کند و برحسب شاخص های کلیدی عملکرد متفاوت می توان در سطوح مختلف سازمان از قابلیت های هوش تجاری در برنامه ریزی و مدیریت سازمان استفاده نمود به طور کلی سه نوع داشبورد مدیریتی قابل ایجاد می باشد.
- استراتژیک: مورد استفاده ی مدیران ارشد سازمان بوده و با ارائه گزارشات کلی برای برنامه ریزی های بلند مدت از وضعیت سازمان کاربرد دارد.
- تحلیلی: گزارشات میان مدت که مورد استفاده مدیران میانی می باشد و اطلاحات بسیط و گسترده تر در زمینه حوزه کاری به کاربر می دهد.
- عملیاتی: حاوی اطلاعات جزئی تر بوده و مورد استفاده مدیران عملیاتی می باشد. در برنامه ریزی های کوتاه مدت کاربردی می باشد.
در نهایت می توان نتیجه گیری نمود که یک داشبورد مدیریتی مناسب ابزار مناسبی برای برنامه ریزی و پیش بینی وضعیت سازمان می باشد و نشان دهنده وضعیت هایی در سازمان است که نیاز به تغییر دارد تا سازمان به سمت بهره وری حرکت کند. با استفاده از یک داشبورد حرفه ای می توان در زمان کوتاهی اطلاعات جامع و کاربردی از وضعیت سازمان بدست آورد و برای روند آینده سازمان پیش بینی های اجرایی نمود.
شرکت "تکرو سیستم" با سابقه بیش از دو دهه فعالیت در حوزه انفورماتیک و ارائه برنامه های نرم افزاری در حوزه ها و صنایع مختلف، در حوزه "هوش تجاری" نیز فعالیت داشته و در سال های اخیر نرم افزار "داشبورد تحت وب" را ارائه نموده است. این ابزار امکان ایجاد نمودار در حوزه های مختلف تولید، فروش، منابع انسانی و پروژه را دارد و قابلیت ایجاد طرح های مختلف داشبورد در آن وجود دارد و می توان در آن سطوح دسترسی مختلف برای افراد سازمان تعریف نمود و به عنوان یک ابزار کامل همچنین یکپارچه با ماژول های قبلی از آن استفاده نمود.