سازمان ها از اجزا و منابع با ویژگی های مختلف تشکیل می شوند. به عنوان مثال هر سازمان دارای تعدادی منابع انسانی داخلی و مشتری خارجی برای محصولات یا خدمات خود می باشد. علاوه بر این منابع، انواع هزینه ها و تجهیزات جزو منابع سازمان ها محسوب می شوند. با بزرگ شدن ابعاد سازمان ها، مدیریت این منابع با پیچیدگی روبه رو می شود و نیازمند برنامه ریزی و کنترل دقیق می باشد. امروزه مفهوم ERP جهت حل مشکل برنامه ریزی منابع سازمان ها کاربرد گسترده ای پیدا کرده است.
ERP چیست؟
برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) فرایندی سیستماتیک جهت مدیریت فعالیت روزانه سازمان ها از جمله فعالیت های مالی و حسابداری، تولید، خرید و فروش و سایر فعالیت های زنجیره تامین می باشد.
با استفاده از مفهوم ERP می توان دوباره کاری ها را محدود نموده و گردش کاری های سازمان را یکپارچه و خودکار نمود و سرعت عمل سازمان را افزایش داد.
سیستم های ERP با پیگیری تمام جنبه های فعالیت های سازمان ها و ارتباط دادن جریان های کاری با یکدیگر سبب ایجاد شفافیت در سازمان و اجرای فعالیت ها می شوند.
ERP ها در قالب برنامه های نرم افزاری فرایندهای سازمان ها را مدیریت می کنند. انواع برنامه های نرم افزاری برای سازمان هایی با ابعاد کوچک، متوسط و بزرگ قابل اجرا می باشند.
از جمله نرم افزارهای کاربردی و رایج در حوزه ERP نرم افزار متن باز و کاربرپسند Odoo می باشد که در اکثر سازمان های ایرانی و خارجی و در ابعاد مختلف در حال استفاده می باشد.
در سازمان های پیشرفته و تکنولوژی محور، داده ها جزو عناصر حیاتی می باشد و با استفاده از نرم افزارهای ERP داده های سازمان را می توان بصورت یکپارچه جمع آوری، سازماندهی و تحلیل نمود و هیچ نوع داده را در سازمان بدون کنترل رها ننمود.
ویژگی‌های نرم افزارهای ERP
- در قالب ماژول برای هر حوزه طراحی و اجرا می شوند.
- مبتنی بر اینترنت بوده و قابلیت دسترسی لحظه ای را دارد.
- در قالب سیستم عامل اندروید قابل پیاده سازی است.
- دارای پایگاه داده یکسان و جلوگیری از ایجاد و ذخیره داده تکراری
مزایای ERP ها
- ایجاد نگرش سیستمی در سازمان
با رویکرد کل نگر می توان وضعیت سازمان را با دید وسیع تر مشاهده نمود و اقدامات مناسب را اجرا نمود. در برنامه های نرم افزاری ERP با یکپارچگی اطلاعاتی این قابلیت امکان پذیر بوده و می توان با کل نگری مشکلات سازمان را مشاهده و حل نمود.
- ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی
به واسطه ارتباط متقابل ماژول ها با یکدیگر در نرم افزارهای ERP، اطلاعات با یکدیگر ارتباط کامل داشته و از این طریق می توان فرایندهای سازمان را بهتر مدیریت نمود
- تسهیل ارتباطات درون و برون سازمانی
به واسطه ارتباط متقابل ماژول ها انتقال اطلاعات درون و برون سازمانی سهولت یافته و با سرعت بالاتر و کیفیت بهتر انجام می شود
- بهبود کیفیت فعالیت ها و حذف دوباره کاری ها
به واسطه ثبت دقیق وقایع و ارتباط کامل اجزا در سیستم با یکدیگر میزان دوباره کاری ها کاهش یافته و فعالیت ها با دقت و کیفیت بالاتر انجام می شود.
- افزایش سرعت فعالیت ها
حذف دوباره کاری ها متقابلا سرعت فعالیت ها را افزایش می دهد و سبب صرفه جویی زمانی در فعالیت های سازمان می شود.
- سازمان دهی روش های ورود داده به سیستم
نرم افزارهای ERP دارای فرایندهای مدون ورود داده به سیستم می باشند و با استفاده از این فرایندهای نظام یافته ورود داده سازمان دهی شده و طبق اصول مشخص وارد قسمت های مشخص شده در نرم افزار می شود.
- کاهش هزینه های نگهداری و ارسال کالا
با ثبت منظم و دقیق وضعیت اجزا سیستم می توان سبب حفظ وضعیت در شرایط مطلوب گردید و به تبع کاهش هزینه های نگهداری و ارسال را در سیستم مشاهده نمود.
- مدیریت موجودی
وضعیت موجودی برای واحدهای تولید و در مجموع کنترل وضعیت انبار از جمله چالش های اصلی می باشد. با استفاده از یک نرم افزار ERP امکان مدیریت وضعیت موجودی ها به دلیل ارتباط متقابل ماژول ها با یکدیگر ب هراحتی امکان پذیر می باشد و از این طریق می توان به منافع مالی و زمانی بابت مدیریت موجودی ها دست یافت.
- انطباق فرایندهای سازمان با استانداردهای بین المللی
فرایندهای نرم افزارهای ERP عموما منطبق بر استانداردها و فرایندهای جهانی بوده و از این منظر سبب ایجاد زبان مشترک با سیستم ها و صنایع مختلف می شود.
- تجارت الکترونیک
با ارتباط متقابل و دائمی ماژول های ERP ها می توان از قابلیت فضای مجازی و حتی فروش اینترنتی استفاده نمود و از این مسیر سبب رونق کسب و کار سازمان شد.
- ارائه گزارش های دقیق و آنلاین از ماژولها
ERP ها به واسطه ارتباط کامل با یکدیگر امکان تهیه گزارش های دقیق و لحظه ای را برای کاربران ممکن ساخته اند و همچنین ایجاد داشبوردهای مدیریتی و بکارگیری قابلیت هوش تجاری هم در بستر ERP ها امکانپذیر می باشد.
از جمله صنایعی تولیدی که از نرم افزارهای ERP استفاده می کنند، صنایع خودروسازی، غذایی و دارویی بوده که با بکارگیری نرم افزارهای ERP سبب رونق فعالیت خود و سودآوری سازمان می شود.
صنایع خدماتی از جمله بانکداری، بیمه و مخابرات می باشد که با استفاده از این برنامه ها می توان دیتای سازمان را منسجم و غنی نمود.
چالش های پیاده سازی ERPها در سازمان ها
در کنار مزایای فراوان پیاده سازی ERP ها در سازمان ها، به دلیل گستردگی پروژه پیاده سازی این قابلیت و درگیر شدن تمام اعضای سازمان در این پروژه امکان شکست و مقاومت اعضا ممکن می باشد. از جمله چالش ها و موانع پیاده سازی ERP ها بصورت زیر می باشد
· مقاومت افراد به تغییر سبک کاری و استفاده از نرم افزار جدید در کارهای روزانه
· تخمین نادرست ابعاد زمانی و مالی پروژه
· عدم همکاری مسولان رده بالای سازمان در پیاده سازی
نتیجه گیری
با گذر زمان و طی چند سال آینده ERP ها جزو الزامات سازمان های بزرگ، متوسط و حتی کوچک خواهد بود و تمام سازمان ها دیر یا زود از این قابلیت استفاده خواهند کرد.از این رو آشنایی با مفاهیم این حوزه و کسب دانش و مهارت در این زمینه سبب سهولت کاربرد این ابزار مفید خواهد بود.