صنایع مادر و شرکت های پیمانکاری از جمله صنایعی هستند که حجم معاملات سالانه ی آن ها بالا می باشد. از این رومدیریت فرایند معاملات در این سازمان ها نیازمند توجه بیشتر از سایر سازمان ها می باشد و عموما در چارت سازمانی این صنایع واحد معاملات به عنوان زیر مجموعه ی واحد مدیریت تشکیل می شود. این واحد از مرحله ی ابتدایی یک معامله تا اتمام آن، فرایند معاملات را در قالب یک فرایند سیستماتیک چنان پیش می برد تا هم صحت انجام معامله برقرار باشد و هم در زمان صرفه جویی شود. در سال های گذشته این فرایندها بصورت کاغذی و نهایتا با پیگیری تلفنی انجام می شده. با رشد تکنولوژی و ورود ابزارهای هوشمند به حوزه اداری سازمان ها، فرایند مدیریت قراردادها نیز شامل تغییر شده و بصورت سیستمی و با اتوماسیون اداری اجرا می شود.
واحد معاملات در هر سازمان از دو بخش تشکیل شده است که به ترتیب انجام فعالیت می کنند. در ابتدا بخش مناقصات و مزایدات بصورت رقابتی مراحل خرید یا فروش سازمان را پیش می برند تا با قیمت مناسب خرید یا فروش را انجام دهند. سپس واحد قراردادها خروجی معاملات را دریافت نموده و ادامه روند فرایند معامله را در قالب یک اتوماسیون اداری پیش می برند.
انواع مناقصه و مزایده در سازمان ها
- مناقصات عمومی: این نوع مناقصات از طریق آگهی های عمومی اطلاع رسانی می شود و برای موضوعات عمومی بکار می رود. ادارات دولتی از این نوع مناقصات بیشتر استفاده می کنند.
- مناقصات محدود: در این نوع مناقصه دعوتنامه برای طرف های معامله ارسال می شود و بصورت محدودتر به لحاظ زمان و تعداد مناقصات برگزار می شوند. حساسیت این مناقصات بالاتر بوده و نتایج آن ها نیز اهمیت بیشتر برای سازمان اجرا کننده مناقصه دارد.
فرایند انجام مناقصه چگونه است؟
در قانون برگزاری مناقصات به نحوه برگزاری و انجام مناقصه اشاره شده است. طبق ماده (9) این قانون فرآیند انجام مناقصه طبق مراحل زیر است:
- تامین منابع مالی: براساس ماده 10 این قانون، طرفین معامله موظف هستند نسبت به تامین منابع مالی در زمان مناقصه اطمینان حاصل کنند و فرایندهای مالی را نیز در سندهای مربوطه ثبت کنند.
- تعیین نوع مناقصه: در ابتدای فرایند نوع مناقصه که از نوع عمومی یا محدود می باشد را تعیین می کنیم و براساس هر نوع مناقصه که انتخاب شد فرایند را پیش می بریم.
- تهیه مدارک و اسناد مناقصه: طبق ماده 14 این قانون، در ابتدای فرایند مناقصه باید اسناد جمع آوری شود و در اختیار تمام اعضا قرار گیرد. عموما اسناد مناقصه شامل موارد زیر است:
- نام و نشانی مناقصه‌گزار.
- نوع و مبلغ تضمین مناقصه.
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل پیشنهادها و گشایش آن‌ها.
- مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار.
- مدت اعتبار پیشنهادها.
- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات.برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کار.
- معیارها و روش ارزشیابی کیفی مناقصه‌گران.
- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آن.
- متن قرارداد شامل موافقت‌نامه شرایط عمومی و خصوصی و نیز ضمایم آن‌ها.
- صورت‌جلسات و توضیحات.
- سایر اسنادی که مناقصه‌گزار لازم بداند.
- ارزیابی کیفی مناقصه گران: طبق ماده 12 این قانون، با استفاده از معیارهای زیر می توان مناقصه گران را مقایسه نمود
- تضمین کیفیت خدمات و محصول
- داشتن تجربه و دانش در زمینه‌ی موردنظر
- حسن سابقه
- داشتن پروانه کار به علاوه گواهی‌نامه‌های صلاحیت در صورت لزوم
- توان مالی متقاضی برای انجام کار در صورت لزوم
- فراخوان مناقصه: در ماده 13 این قانون حداقل مفاد قرارداد مناقصه شامل موارد زیر است که از طرف اجرا کننده مناقصه جمع آوری می شود.
- نام و نشانی مناقصه‌گزار
- نوع، کمیت و کیفیت کالا و خدمات
- نوع و مبلغ تضمین شرکت در مناقصه
- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد، تحویل و گشایش پیشنهادها
- مبلغ برآوردشده معامله و مبانی آن
- ارزیابی پیشنهادها: طبق ماده (15) قانون مناقصات شرکت‌کنندگان بعد از خرید یا دریافت اسناد مناقصه، پیشنهادات خود را تهیه و تکمیل کرده و در مهلت مقرر پس از دریافت رسید تحویل پیشنهادها، به مناقصه‌گزار تحویل می‌دهد. این مهلت مقرر بعد از آخرین مهلت تحویل اسناد مناقصه نباید کم‌تر از 10 روز در مناقصات داخلی و کم‌تر از 1 ماه در مناقصات بین‌المللی باشد.
طبق ماده (18) همین قانون پیشنهاد مناقصه‌گران حاوی سه پاکت مهروموم شده شامل تضمین، پیشنهاد فنی بازرگانی و پاکت قیمت در زمان و مکان مقرر گشوده می‌شوند. اگر مناقصه یک‌مرحله‌ای باشد در همان جلسه پیشنهادات ناقص به مناقصه‌گران بازگردانده می‌شود و اگر مناقصه از نوع دومرحله‌ای باشد پاکت‌های فنی بازرگانی به کمیته فنی بازرگانی برای ارزیابی تحویل داده می‌شود. این کمیته باید ظرف مدت دو هفته نتیجه را به کمیسیون مناقصه اعلام کند
- تعیین برنده مناقصه و انعقاد قرارداد: در صورتی که مناقصه یک مرحله‌ای باشد در همان جلسه باز کردن پاکت‌ها برنده مشخص شده و اعلام می‌شود. در مناقصه دو مرحله‌ای نیز پس از بررسی کمیته فنی بازرگانی مناقصه‌گر با مناسب‌ترین قیمت به عنوان برنده مشخص می‌شود. در هر دو روش در صورتی که تفاوت قیمت پیشنهادی شرکت‌کننده‌ای کم‌تر از مبلغ تضمین باشد، آن شرکت‌کننده به عنوان برنده دوم اعلام می‌شود. در این صورت تضمین برنده اول و دوم نزد مناقصه‌گزار نگهداری شده و تضمین سایر مناقصه‌گران بازگردانده می‌شود. طبق ماده (21) قرارداد نیز باید پیش از پایان مهلت پیشنهادها منعقد شود و تنها یک‌بار و برابر مدت پیش‌بینی شده قابل تمدید است. پس از انعقاد قرارداد با برنده اول، اسناد تضمین برنده دوم نیز بازگردانده می‌شود.
با توجه به موارد مطرح شده و عمومیت یافتن روش های نرم افزاری در اجرای فرایندهای سازمان ها، برای اجرای فرایند قراردادها و مناقصه و مزایده نیز می توان از نرم افزارهای مناسب استفاده نمود. از جمله نرم افزارهایی که ماژول مستقل برای مدیریت قراردادها دارا می باشد، نرم افزار Odoo ERP می باشد. شرکت تکرو سیستم برای مدیریت قراردادها و اجرای مناقصه و مزایده ها از این ماژول استفاده می کند که بطور عمومی دارای قابلیت های زیر می باشد.
- ثبت و نگهداری اطلاعات تامین کنندگان و طرف های معامله
- امکان طبقه بندی مناقصه و مزایده ها در برنامه
- قابلیت انتشار آگهی های مناقصه و مزایده در صفحات وب
- درج اطلاعات مالی و نحوه دریافت وپرداخت در قراردادها
- امکان ارسال و دریافت سندهای لازم حین اجرای فرایند
- ایجاد گزارشات عملکردی از روند معاملات
- امکان ثبت و پیگیری کامل روند معامله از زمان شروع تا بستن قرارداد
- دسته بندی انواع قراردادهای مناقصه و مزایده
- قابلیت فیلتر کردن مناقصه و مزایده های موجود براساس زمان ایجاد و بستن و تعداد شرکت کنندگان
جهت کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با روند اجرای فعالیت ها در ماژول مدیریت قراردادها اطلاعات این محصول را در صفحه معرفی ماژول مدیریت قراردادها و مناقصه و مزایده ها مطالعه نمایید.