در عصر کنونی با پیشرفت تکنولوژی و افزایش سرعت فعالیت ها، سازمان ها نیازمند ابزارها و مفاهیمی جدید برای مدیریت سازمان خود می باشند. از جمله مفاهیم نوین مباحث مربوط به مدیریت اطلاعات می باشد. سازمان براساس ورودی های خارجی و داخلی سازمان در قالب اطلاعات، فرایندها را مدیریت می کند.
اطلاعات به عنوان شکل تکامل یافته ی داده های سازمان نقش مهم در تصمیمات آن ایفا می کند. مدیریت در سطح بالای سازمان با استفاده از اطلاعات بدست آمده، برنامه ریزی بخش های مختلف را انجام داده و تصمیمات مناسب اتخاذ نموده و فعالیت بخش های مختلف را مدیریت می کند. جهت آشنایی با مفهوم مدیریت سیستم های اطلاعاتی، ابتدا با سیستم های اطلاعاتی آشنا شویم.
سیستم اطلاعات (Information System) چیست؟
مجموعه‌ای یکپارچه از اجزا جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌ها و ارائه اطلاعات، دانش و محصولات دیجیتالی است. شرکت‌های اقتصادی و سازمان‌های خدماتی برای انجام و مدیریت فعالیت‌های خود، تعامل با مشتریان و تامین‌کنندگان و رقابت در بازار از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند. از سیستم‌های اطلاعاتی برای راه‌اندازی زنجیره‌های تأمین بین سازمانی و بازارهای الکترونیکی نیز استفاده می‌شود. به عنوان مثال شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی برای پردازش حساب‌های مالی، مدیریت منابع انسانی و دستیابی به مشتریان بالقوه با تبلیغات آنلاین استفاده می‌کنند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مانند Alibaba و Google، کاملا حول محور سیستم‌های اطلاعاتی ساخته شده‌اند. دولت‌ها نیز سیستم‌های اطلاعاتی را برای ارائه خدمات به طور مقرون به صرفه به شهروندان مستقر می‌سازند. کالاهای دیجیتال (مانند کتاب‌های الکترونیکی، محصولات ویدئویی و نرم افزار) و خدمات آنلاین، مانند بازی‌ها و شبکه‌های اجتماعی، همگی با سیستم‌های اطلاعاتی به مشتری تحویل داده می‌شوند. امروزه افراد برای انجام بسیاری از مسائل زندگی شخصی خود، به سیستم‌های اطلاعاتی که عموما مبتنی بر اینترنت هستند، اعتماد می‌کنند.
کارخانه‌ها نیز از سیستم‌های اطلاعاتی برای خودکارسازی فرایندهای تولید، سفارش و نظارت بر موجودی استفاده می‌کنند. بانک‌ها از انواع سیستم اطلاعاتی برای پردازش تراکنش‌هایی مانند سپرده‌ها، برداشت‌های خودپرداز و پرداخت وام استفاده می‌کنند. بیشتر معاملات مصرف‌کننده شامل سیستم‌های اطلاعاتی می‌شود. شما اتاق هتل را به‌صورت آنلاین رزرو می‌کنید، یا موسیقی را از طریق اینترنت دانلود می‌کنید؛ سیستم‌های اطلاعاتی این تراکنش‌ها را ضبط و پیگیری می‌کنند و داده‌ها را به پایگاه‌های اصلی منتقل می‌کنند. به طور کلی قابلیت‌های اساسی سازمانی توسط سیستم‌های اطلاعاتی فعال شده یا ارتقا می‌یابد.
انواع سیستم های اطلاعاتی در سازمان چیست؟
در سازمان ها بطور کلی 4 نوع سیستم اطلاعاتی قابل تعریف هستند.
1. سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS) که مد نظر مدیران اجرایی است؛ مانند:
سیستم های پشتیبان مدیران
2. سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) که مدنظر مدیران ارشد است؛ مانند:
سیستم های خبره و هوش مصنوعی
سیستم های پشتیبان تصمیم گیری
سیستم های اطلاعات مدیریتی
3. سیستم های مدیریت اطلاعات (MIS) که مدنظر مدیران میانی است؛ مانند:
سیستم های کار دانشی
سیستم های اتوماسیون اداری
4. سیستم های پردازش تراکنش (TPS) که مدنظر کاربران است؛ مانند:
سیستم های اطلاعاتی تراکنشی
سیستم های اطلاعات اجرایی (EIS):
سیستم های اطلاعاتی در سطح استراتژیک می باشند و در بالاترین سطح هرم قرار دارند. این سیستم تصویر کلی از سازمان را در اختیار مدیر ارشد قرار می دهد. از آنجا که مدیر ارشد بایستی با کمترین سطح امکانات و اطلاعات کامل ترین و درست ترین برداشت را از وضعیت سازمان بکند و معیار های درستی را برای ارزیابی داشته باشد، لذا استفاده از این سیستم می تواند هم در این مورد و هم در راستای شناسایی فرصت ها و تهدیدهای سازمان موثر باشد زیرا که بیشتر توجه مدیر ارشد معطوف به بیرون از سازمان است.
سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS):
این سیستم ها برای انجام مدل های پیچیده تر ریاضی، تجزیه و تحلیل داده ها و پشتیبانی از تصمیم توسط پرسنل حرفه ای سازمان استفاده می شود. سیستم های پشتیبانی، مواقعی کاربرد دارند که گذشته و سابقه ای وجود نداشته باشد به عبارتی برای اخذ تصمیمات منحصر به فرد کاربرد دارند. سیستم های پشتیبانی از تصمیم با ترکیب هوشمندی مدیر میانی و قابلیت های رایانه ای تلاش می کند تا کیفیت تصمیمات را دوچندان کند.
سیستم مدیریت اطلاعات (MIS):
این
سیستم به طور مشخص به عملیات داخل سازمان توجه داشته و به بیرون از سازمان توجهی
ندارد. عملیات گسترده سازمان را خلاصه کرده تا مدیر وظایفش را به طور کاراتر انجام
دهد. توجه این سیستم به گذشته و حال است. سیستم مدیریت اطلاعات منعطف نیست و توان
تحلیل وسیع و پردازش پیچیده را ندارد. مدل های مورد استفاده این سیستم ساده اند و
برای گزارش گیری طراحی شده اند.
نمونه های سیستم مدیریت اطلاعات:
سیستم مدیریت فروش
سیستم کنترل موجودی
سیستم های بودجه بندی
مدیریت سیستم های گزارش دهی
مدیریت منابع انسانی
سیستم پردازش تراکنش ها (TPS):
در هر
سازمان مجموعه ای از تراکنش ها وجود دارند که برای بقای سازمان الزامی است.
بنابراین بایستی از این اطلاعات به نحو احسن استفاده شود. سیستم پردازش تراکنش،
سیستم های عملیاتی در پایین هرم هستند، دارای بالاترین سطح تنوع می باشند، ساده
اند و برای انجام امور روزانه و روتین سازمان استفاده می شوند. این سیستم ها
معمولا کامپیوتری بوده و منابع آن ها از قبل تعیین شده است و بیشتر تراکنش هایی را
ثبت می کند که گویای ارتباط سازمان با بیرون از سازمان باشند. از کار افتادن سیستم
پردازش تراکنش ها گاهی برابر است با نابودی سازمان زیرا که سایر سیستم ها بر این
سیستم بنا شده اند.
نمونه های سیستم پردازش تراکنش ها:
سیستم های حقوق و دستمزد
سیستم پردازش سفارش
سیستم رزرو
سیستم های کنترل سهام
سیستم های پرداخت و انتقال وجوه
شرکت‌ها معمولاً انواع مختلفی از سیستم های مدیریت اطلاعات را دارند که شامل سیستم‌هایی برای پردازش تراکنش‌ها است. سیستم مدیریت اطلاعات، سیستم پویایی است که به کاربران امکان تجزیه‌وتحلیل داده‌ها را برای پیش‌بینی، شناسایی روندهای تجاری و مدل‌سازی استراتژی‌های تجاری می‌دهد. سیستم‌های اتوماسیون اداری جریان ارتباطات را در سراسر سازمان بهبود می‌بخشند. هر نوع از سیستم مدیریت اطلاعات به سطح خاصی از تصمیم‌گیری خدمت می‌کند: عملیاتی، تاکتیکی و استراتژیک
بعد از آشنایی با انواع سیستم های اطلاعاتی در ادامه بطور جزئی تر با سیستم مدیریت اطلاعات آشنا خواهیم شد. سیستم مدیریت اطلاعات فقط ابزاری نیست که برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده شود، بلکه به مدیران اجازه می‌دهد در فرایند تصمیم‌گیری مؤثرتر عمل کنند. به‌کارگیری سیستم های مدیریت اطلاعات مزایای زیادی به همراه می‌آورد و در توصیف اهداف و منابع سازمانی کمک می‌کند.
سیستم های مدیریت اطلاعات، به عنوان یک مفهوم جدید، فرایندی است که دریافت، پردازش و ارائه اطلاعات را انجام داده و خروجی لازم را دراختیار مدیریت قرار می دهد تا تصمیمات مناسب اتخاذ نمایند. فراهم شدن اطلاعات مناسب از طریق سیستم های اطلاعات مدیریت، در اتخاذ تصمیمات کوتاه مدت، میان و بلند مدت به مدیریت کمک نموده و سبب ایجاد مزیت رقابتی سازمان نسبت به رقبا می شود. استفاده از سیستم های اطلاعات مدیریت سبب افزایش سرعت فعالیت ها و اتخاذ تصمیمات موثرتر در سازمان می شود.
سیستم های مدیریت اطلاعات(Management Information System) چیست؟
عبارت است از سیستمی که اطلاعات سازمان را جمع آوری و پردازش نموده و در اختیار مدیریت قرار می دهد و نقش مهمی در اتخاذ تصمیمات سازمان دارد. همچنین نتایج سیستم های اطلاعات مدیریتی در سازمان جهت تجزیه وتحلیل بخش های مختلف بکار برده می شود و از این طریق نیز سبب بهبود فرایندهای سازمان گردیده و به ارتقا سازمان کمک می کند.
اجزا سیستم های اطلاعات مدیریت شامل اطلاعات(Information)، سیستم(System) و مدیریت (Management ) می باشد. این اصطلاحات در مجموع بیانگر مفهوم سیستم های مدیریت اطلاعات می باشد. در هر سازمان اطلاعاتی وجود دارد که نیازمند توجه و پردازش می باشد. توجه نمودن به این اطلاعات بصورت مرتبط با یکدیگر و اصطلاحا بصورت سیستمی، سبب سازمان دهی اطلاعات گردیده و فرایند بکارگیری اطلاعات را در سازمان معنا دار می کند. در نهایت با مدیریت سیستم های اطلاعات می توان از خروجی فرایند مدیریت سیستم های اطلاعاتی در تصمیم گیری های مدیریتی استفاده نمود.
سیستم های اطلاعات مدیریت(MIS) در بخش های انبارداری، تولید، نگهداری تعمیرات، کنترل کیفی، حسابداری و بسیاری از بخش های دیگر کاربرد دارد و در نهایت با ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان سبب بهبود اثربخشی و بهره وری در سازمان می شوند.
مزایای سیستم های مدیریت اطلاعات
بهبود دقت داده‌ها در راستای بهبود تصمیمات استراتژیک
تسهیل برنامه‌ریزی و هماهنگی‌ها
ارتقای کیفیت نیروی انسانی
کاهش هزینه‌های عملیاتی
تسهیل کنترل امور سازمانی و …
ویژگی های سیستم های مدیریت اطلاعات
· جریان پیوسته اطلاعات: در یک سیستم اطلاعاتی که به درستی طراحی شده است، جریان مداوم اطلاعات بین بخش های مختلف وجود دارد
· بهبود تصمیمات: توسط یک سیستم اطلاعات کاربردی می توان تصمیمات ساختار یافته اتخاذ نمود.
· انعطاف پذیری: سیستم اطلاعاتی در سازمان با ایجاد ارتباط بین اطلاعات بخش های مختلف از جمله مالی، تولید و ... سبب ایجاد انعطاف پذیری در سازمان می شود.
سطوح مختلف سیستم مدیریت اطلاعات
بطور معمول هر سازمان سیستم های مدیریت اطلاعات را در سه سطح به صورت زیر دارا می باشد.
- عملیاتی: با پیگیری عملیات عادی سازمان، اطلاعات اساسی را در اختیار مدیران عملیاتی قرار می‌دهد.
- مدیریتی: به مدیران میانی کمک می‌کند تا در فعالیت‌های اداری تصمیم‌گیری کنند و پیگیری‌ها را انجام بدهند.
- راهبردی: اطلاعات این سیستم در تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد دررابطه با سازمان کمک می‌کنند.
چرا سیستم های مدیریت اطلاعات در تجارت مهم است؟
سیستم های مدیریت اطلاعات به مدیران سطح بالا در تعیین اهداف، برنامه‌ریزی استراتژیک، تکامل برنامه‌های تجاری و اجرای آن‌ها کمک می‌کند. MIS نقش تولید اطلاعات، ارتباط و شناسایی مشکل را ایفا می‌کند و به فرایند تصمیم گیری در سازمان کمک می‌کند.
چگونه از سیستم های مدیریت اطلاعات در بازاریابی استفاده کنیم؟
سیستم مدیریت اطلاعات یا MIS برای جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه‌وتحلیل و توزیع داده‌های بازاریابی ارزشمند در تصمیم‌گیری‌ها به بازاریابان کمک می‌کند. ورودی یک سیستم اطلاعات بازاریابی، بر جمع‌آوری داده‌های داخلی و خارجی مرتبط برای تجزیه‌وتحلیل و تفسیر داده‌ها متمرکز است.
اثرات سیستم اطلاعاتی مدیریت در سازمان
پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات در سازمان باعث می شود تا مدیران با اطمینان بیشتری نسبت به مسائل سازمان تصمیم گیری کنند و با توجه به اطلاعات جامعی که از سازمان دارند، می‌توانند برنامه ریزی بهتری برای سازمان داشته باشند.
در انتها و بعد از آشنایی با مفاهیم و اهمیت سیستم های مدیریت اطلاعاتی به سراغ آشنایی با ابزارهای اجرای این قابلیت در سازمان می رویم. امروزه انواع نرم افزارها و برنامه های کامپیوتری بوجود آمده است که فرایندهای مدیریتی را در سازمان ها پیاده سازی می کنند. در حوزه سیستم های مدیریت اطلاعات نرم افزار همگانی و شناخته شده ی اکسس از مجموعه مایکروسافت آفیس در اکثر سازمان ها بکار برده شده است و قابلیت مدیریت سیستم های اطلاعاتی در سازمان های مختلف با ابعاد و نوع فعالیت متفاوت را دارا می باشد علاوه بر این نرم افزار جهانی و جامع، اکثر شرکت های نرم افزاری دارای نرم افزارهای اختصاصی در حوزه سیستم های مدیریت اطلاعات بوده و امکان سفارشی سازی طبق نیاز کاربر را دارند. شرکت نرم افزاری تکرو سیستم نیز با سابقه چند ساله در حوزه صنایع تولیدی و بازرگانی نیز دارای نرم افزارهای مدیریت اطلاعات سازمانی بصورت یکپارچه و سفارشی می باشد.