واحدهای خدماتی و تولیدی از بخش‌های مختلف سازمانی تشکیل شده‌اند. ازجمله واحد منابع انسانی، مالی، ارتباط با مشتری و ... است. هر واحد از چند نفر نیروی انسانی جهت مدیریت امور جاری استفاده می‌کند که این نیروها جهت مدیریت امور خود نیاز به برقراری ارتباط با همدیگر دارند. ارتباطات بین پرسنل به روش‌های مختلف انجام می‌شود. پرسنل بصورت شفاهی با یکدیگر صحبت می‌کنند یا از طریق برگه‌های یادداشت پیام خود را به همکار خود منتقل می‌کنند و یا در سال‌های اخیر از ابزارهای ایجادشده در حوزه‌ی فناوری ازجمله پیام‌رسان‌های عمومی ازجمله تلگرام، واتساپ و یا پیام‌رسان‌های اختصاصی سازمان استفاده نمایند. پیام‌رسان‌های داخلی در واقع بخشی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری سازمان‌ها می‌باشد که ادامه‌ی این مقاله با این ابزار آشنا خواهیم‌شد. اتوماسیون اداری نام عمومی برای مجموعه نرم‌افزارهایی است که در سال‌های اخیر وارد سازمان‌ها شده‌اند و جهت مدیریت فعالیت‌های سازمان در جهت ایجاد یکپارچگی اجرایی و ارتباطی شکل گرفته‌اند. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با هدف خودکارسازی فعالیت‌های عمومی و تکراری سازمان بکار برده می‌شود.
اتوماسیون اداری چیست؟
تصور کنید یک همکار جدید در حال ورود به سازمان شما است. این فرد برای استخدام باید یک سری مصاحبه‌های عمومی و تخصصی را طی نماید تا بعد از تایید مدارک ایشان وارد بخش منابع انسانی سازمان شما شود و بعد از دریافت مدارک لازم در این واحد فرم‌های مربوطه تکمیل شده و قرارداد کاری همکار جدید ایجاد می‌شود، این قرارداد باید توسط مدیر منابع انسانی و مدیرعامل مجموعه تایید شود و همچنین مدارک و مستندات مرتبط با ایشان در قسمت دبیرخانه و بایگانی اسناد سازمان ثبت گردد و در نهایت با ایجاد یک کد پرسنلی برای این فرد به عنوان کارمند سازمان شما شناخته‌شود. این یک فرایند ساده در هر سازمان است که در گذشته بصورت کاملا دستی انجام می‌شد و به مرور فرایندها اصلاح شده و فعالیت‌ها کاهش یافته‌است. از سوی دیگر و با افزایش تعداد تکرار این فرایندها نیاز با اقداماتی است که به سمت خودکارسازی برود و این همان مفهوم ورود اتوماسیون به سازمان است. از طریق نرم‌افزارهای مرتبط امکان مدیریت خودکار فعالیت‌ها وجود دارد.
اتوماسیون اداری سعی دارد از طریق نرم‌افزارهای مرتبط و یکپارچه، فعالیت‌های سازمان را در یک چرخه‌ی شفاف و از طریق فرایندهای اصولی با حداقل صرف هزینه مدیریت نماید. نرم‌افزارهای مربوط به اتوماسیون اداری در ادامه‌ی این مقاله بررسی می‌کنیم. از طریق نرم‌افزار اتوماسیون اداری شما می‌توانید داده‌های اولیه را وارد سیستم یکپارچه‌ی سازمانی خود نمایید و همچنین می‌توانید برای انتقال داده‌های سازمانی در قالب نرم‌افزاری یکپارچه استفاده نمایید. از سوی دیگر با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌توانید فرایندهای پیچیده‌ی سازمانی را بصورت بهبودیافته مدیریت نمایید و با کاهش مراحل اجرایی فعالیت‌های سازمانی خود را از طریق اتوماسیون اداری بهبود دهید.
مزایای اتوماسیون اداری
- ایجاد شفافیت در سازمان
- حذف فرایندهای دستی و کاغذبازی‌های مرسوم
- کوتاه کردن زمان پاسخ به درخواست‌ها
- کاهش هزینه‌های سازمان
- کاهش خطاهای انسانی
- شناسایی گلوگاه‌ها در فرایندهای ارتباطی
- ایجاد دید جامع نسبت به فرایندهای سازمانی و گردش کارها
- بهبود کیفیت نتایج پردازش داده‌های سازمانی
- کاهش زمان کاری مستقیم و فراهم شدن امکان دورکاری برای پرسنل
- افزایش بهره‌وری سازمان
- امکان پیگیری آسان و برحسب شماره‌ی هر سند در ماژول‌های مربوطه
- ایجاد آرشیو الکترونیکی یکپارچه از اسناد داخل سازمان
کدام نرم‌افزارها در حوزه‌ی اتوماسیون اداری قرار دارند؟
- ارتباطات داخلی
همکاران شما برای انتقال پیام‌های خود بین همدیگر نیاز به یک سامانه‌ی یکپارچه دارند، پیام‌رسان‌های عمومی در ابتدا جهت مدیریت این بخش سازمان‌ها بکاربرده‌می‌شد و در سال‌های اخیر نرم‌افزارهای داخلی و اختصاصی در سازمان‌ها برای مدیریت ارتباطات بکاربرده می‌شود.
شرکت تکروسیستم در حوزه‌ی اتوماسیون اداری و بخش مدیریت ارتباطات داخلی ماژول بحث‌گفتگو را در مجموعه نرم‌افزاری ERP ارائه نموده‌است. - مدیریت اسنادقراردادهای کاری، فاکتورهای فروش، لیست خریدها و اسناد مشابه جزو مستندات سازمان‌ها هستند و به مرور زمان با افزایش حجم و تعداد رو‌به‌رو می‌شود که نیازمند فرایندی است تا اسناد را بصورت یکپارچه مدیریت نماید. نرم‌افزارهای مدیریت اسناد بصورت اختصاصی برای نگهداری و ثبت اسناد سازمان‌ها بکاربرده‌می‌شود.
ماژول اسناد در شرکت تکروسیستم برای مدیریت صحیح و دقیق اسناد سازمان طراحی شده‌است. از طریق این نرم‌افزار می‌توانید برای دپارتمان‌های کاری خود فضای کاری جداگانه ایجاد نمایید و اسناد مربوطه را بصورت دقیق و با ذکر نام و شماره‌ی اختصاصی ثبت نمایید. - مدیریت ارتباط با مشتری
واحد فروش با مشتریان در زمان‌های مختلف ارتباط برقرار می‌کند و نتیجه ارتباطات را باید مستند نماید. مدیریت این فرایندها از طریق نرم‌افزارها بصورت یکپارچه مزایای اتوماسیون اداری را نیز ایجاد می‌کند.
شرکت تکروسیستم نرم‌افزار تخصصی مدیریت ارتباط با مشتری را برای مدیریت فرایندهای واحد فروش بصورت خودکار و یکپارچه استفاده می‌نماید. از طریق نرم‌افزار مربوطه شما مستندات را بصورت مکتوب و با ذکر تاریخ و ناشر مربوطه ثبت می‌کنید و این به معنی پوشش دقیق مفهوم اتوماسیون اداری است. - مدیریت قرارهای کاری و جلسات
در طول ساعات کاری تعداد بالایی از جلسات درون سازمانی و قرارهای کاری بین مشتریان جریان پیدا می‌کند که مدیریت این بخش از سازمان نیز نیازمند ابزاری برای خودکارسازی می‌باشد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در حوزه مدیریت جلسات نیز بکاربرده می‌شوند و از طریق مدیریت سیستمی فعالیت‌ها و ایجاد فرایند اطلاع‌رسانی خودکار مزایای اتوماسیون اداری را برای سازمان فراهم می‌کنند.
ماژول تقویم به عنوان یک ماژول از مجموعه نرم‌افزارهای بسته‌ی ERP تکروسیستم قابلیت کامل برای پاسخگویی به نیازهای این بخش از اتوماسیون اداری را دارد. - میزخدمت
پشتیبانی مشتری یکی از بخش‌هایی است که در سازمان‌ها برای ارتباط با مشتریان بکار برده‌می‌شود. عنوان مورد استفاده برای تامین نیاز این بخش با نام‌های میزخدمت، تیکت و یا سامانه‌ی پشتیبانی شناخته می‌شود. میز خدمت به عنوان یکی از بخش‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها شناخته می‌شود و بصورت چشمگیری میزان ارتباطات سازمان‌ها را کاهش داده و فرایندهای سازمانی را بهبود داده‌است.
شرکت تکروسیستم ماژول سامانه‌ی پشتیبانی را بصورت یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مجموعه‌ی تحت وب خود آماده‌سازی و عرضه نموده‌است. از طریق این نرم‌افزار مشتریان شما می‌توانند درخواست‌ها و مشکلات خود را بصورت آنلاین مطرح نمایند و در کوتاه‌ترین زمان پاسخ دریافت نمایند. واحد پشتیبانی تکروسیستم از نرم‌افزار سامانه‌ی پشتیبانی استفاده نموده و تاثیر آن را در کاهش میزان تماس‌های مشتریان مشاهده نموده‌است.
چند مورد مطرح‌شده ازجمله نرم‌افزارهای عمومی اتوماسیون اداری هستند که کاربرد آنها در بخش‌های مختلف توضیح داده‌شد. خودکارسازی بخش‌های معرفی شده به میزان زیادی حجم ارتباطات سازمانی را کاهش می‌دهد و به بهبود فعالیت‌های سازمان کمک می‌کند. نرم‌افزارها بصورت روزانه در حال توسعه و تکامل هستند و به قابلیت‌های آنها در بخش‌های مختلف افزوده می‌شود. به عبارت دیگر اتوماسیون اداری یک مفهوم ثابت و دارای چارچوب قطعی نیست و دائما در حال بهبود و تکامل است.
درنهایت بعد از آشنایی با مفاهیم و مزایای استفاده از اتوماسیون اداری می‌توان نتیجه گرفت این مفهوم و نرم‌افزارهای مرتبط به آنها به عنوان قسمتی از مفهوم ERP در سازمان بوده و همان نرم‌افزارهای ERP را در جهت خودکارسازی فعالیت‌های سازمان استفاده می‌کند و همانطور که توضیح داده‌شد که از طریق نرم‌افزارهای ERP تکروسیستم می‌توان اتوماسیون اداری را در سازمان پیاده‌سازی نمود.