در دنیای به سرعت در حال رشد امروزی کسب‌وکارها برای توسعه‌ی فعالیت‌های خود نیاز به اطلاعات جدید و لحظه‌ای از وضعیت مجموعه‌ی کاری خود دارند تا میزان تولید و یا خدمات خود را براساس وضعیت موجود منطبق نمایند. استفاده از ابزارهایی که امکان اطلاع‌رسانی را برای سازمان‌ها فراهم کنند لازم و کاربردی می‌باشد. به عبارت دیگر حرکت بدون اطلاع از وضعیت جاری سازمان به معنی حرکت کورکورانه بوده و شما بدون هیچ آگاهی از وضعیت و نیازهای سازمان در حال حرکت هستید و این نوع حرکت نه‌تنها منجر به رشد شما نمی‌شود بلکه شما را از مسیر روبه‌رشدتان دور می‌کند. در سال‌های اخیر ابزارهایی به کمک سازمان‌ها آمده‌اند که وضعیت سازمان شما را نمایش می‌دهند و اطلاعات آنی از وضعیت سازمان را نمایش می‌دهند. این ابزارها در حالت‌های مختلف قابل استفاده می‌باشند. گزارش‌ها و داشبوردها دو ابزار رایج برای اطلاع‌رسانی در رابطه با وضعیت پارامترهای مختلف در سازمان هستند.
گزارش چیست؟
سند ثابتی از داده‌های بخش‌های مختلف سازمان که اطلاعات یکبارمصرف و ثابتی را از وضعیت بخش‌های مختلف ازجمله فروش، مالی و منابع انسانی ارائه می‌نماید. گزارشات عموما بصورت دوره‌ای و براساس درخواست بخش‌های مختلف تهیه می‌شوند. در تهیه گزارشات از داده‌هایی استفاده می‌شود که بررسی، دسته‌بندی و تجزیه‌وتحلیل شده‌اند. گزارشات عموما برای نیازهای بخش‌های مختلف سازمان و براساس فیلدهای مختلف طراحی می‌شوند. گزارشات قابلیت به‌روزرسانی ندارند و تصویری نقطه‌ای از وضعیت مورد بررسی ارائه می‌نمایند.
داشبورد چیست؟
در مقابل گزارش‌ها، داشبوردها برای تجسم و نمایش بینشی یکپارچه از داده‌های سازمان کاربرد دارند. داشبوردها بعد از تکمیل طراحی اطلاعات مربوط به شاخص‌ها را بصورت آنلاین و بدون نیاز به طراحی مجدد نشان می‌دهند به عبارت دیگر داشبوردها ساختار پویا دارند و اطلاعات را بصورت داینامیک به مخاطب نمایش می‌دهند.
تفاوت گزارش و داشبورد چیست؟
عموما در هر دو ابزار امکان ایجاد خروجی آماری و گرافیکی وجود دارد و طراحان گزارشات در موقعیت مناسب از هر کدام استفاده می‌نمایند. تفاوت در اطلاعات دو حالت مربوط به سطوح مورد استفاده ی سازمانی و نوع اطلاعات مورد درخواست می‌تواند متفاوت باشد، در ادامه تفاوت‌ها و کارکرد هر حالت را بررسی می‌کنیم.
بعد از آشنایی با مفاهیم و کاربرد هر دو ابزار اکنون با تفاوت‌های آن‌ها آشنا شویم
- نحوه طراحی یا دامنه اطلاعات
گزارشات در هر بار استفاده باید طراحی شوند، اما داشبوردها براساس شاخص‌های اولیه طراحی شده و در مراجعات بعدی وضعیت را بصورت آنلاین نمایش می‌دهد. تفاوت در نحوه‌ی طراحی عملکرد ابزارها را نیز تغییر می‌دهد و مدیران رده بالا که عموما محدودیت زمان دارند به استفاده از داشبوردها تمایل بیشتری دارند چون در زمان کوتاه اطلاعات مورد نیاز را بدست می‌آورند - میزان اطلاعات انتقالی
داشبوردها براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد طراحی می‌شوند و اطلاعات کلی را به مخاطب انتقال می‌دهند و در مقابل گزارش‌ها عموما اطلاعات جزئی و کامل‌تری را نمایش می‌دهند. با توجه به این نکته مدیران رده‌بالا تمایل بیشتری به استفاده از داشبوردها داشته و مدیران میانی از طریق گزارشات خروجی‌های موردنظرشان را تهیه می‌کنند. - نحوه اجرا
گزارش‌ها با استفاده از داده‌های ایستا و در اصطلاح بصورت یکبارمصرف طراحی می‌شوند در مقابل داشبوردها با استفاده از داده‌های پویا و بصورت آنلاین طراحی می‌شوند و بعد از پایان طراحی در بازه‌های زمانی مشخص به‌روزرسانی می‌شوند و آخرین وضعیت داده‌ها را نمایش می‌دهند. از این‌رو داشبوردها برای داده‌های متغیر در لحظه و گزارشات برای داده‌هایی که تغییرات کمی دارند مناسب هستند. - گستردگی خروجی‌ها
داشبوردها با انواع خروجی‌های آماری و گرافیکی عموما در یک صفحه طراحی می‌شوند ولی گزارشات در صفحات مختلف و انواع مختلف که قابل تغییر است قابل طراحی می‌باشد. خروجی‌های داشبوردها بدون تغییر می‌باشد و در مقابل گزارشات بصورت متغییر قابل طراحی و اجرا است.
مدیران از کدام ابزار استفاده می‌کنند؟
مدیران رده بالا که تصمیمات بلندمدت را در سازمان اتخاذ می‌نمایند و به لحاظ زمانی دارای محدودیت می‌باشند، نیازمند اطلاعات خلاصه و مهم هستند تا در تصمیم‌گیری‌ها از آن‌ها استفاده نمایند. از این‌رو در تهیه گزارشات یا داشبوردهای مدیران رده‌بالا باید از شاخص‌ها و پارامترهای کلی استفاده نمود. در مقابل مدیران میانی نیازمند اطلاعات جزئی‌تر و بیشتری هستند تا با آگاهی از جزئیات وضعیت موجود تصمیمات بهتری را اتخاذ نمایند. از این‌رو هر نوع گزارش یا داشبوردی که برای مدیران میانی طراحی می‌شوند باید اطلاعات تفضیلی‌تری نسبت به مدیران بالا داشته باشند.
نتیجه‌گیری
با توجه به مطالب بیان شده اهمیت ابزارهای گزارش‌ساز مشخص می‌شود و توجه مدیران را برای استفاده از این ابزارها جلب می‌نماید. انتخاب نوع ابزار و هدف استفاده بسته به سیاست سازمان‌ها متفاوت است ولی توجه به این ابزارها قطعا در این شرایط بازار اهمیت دارد. شرکت تکروسیستم در میان مجموعه نرم‌افزارهای خود هر دو محصول را ایجاد و به مشتریان عرضه نموده‌است. در مجموعه‌ی نرم‌افزاری یکپارچه تکروسیستم، نرم‌افزار گزارش‌ساز کریستال ریپورت را برای مشتریان گرانقدر ایجاد نموده‌ایم و در مجموعه نرم‌افزارهای تحت وب سیستم جامع ERP نرم‌افزار داشبورد مدیریتی آماده‌سازی شده‌است تا از این طریق پاسخگوی نیاز مشتریان خود باشیم.