پیاده‌سازی ERP به عنوان یک استراتژی جدید در سازمان‌ها با چالش‌های مختلف و بزرگی همراه بوده که سبب کاهش تمایل سازمان‌ها به سوی ERP ها شده‌است. از سوی دیگر با توجه به مزایای بسیار زیادی که میتواند یک ERP برای سازمان به ارمغان آورد روبه‌رو شدن با چالش‌ها و رفع موانع پیاده‌سازی ERP در سازمان میتواند ارزشمند باشد. در این مقاله یک راهکار موفق استاندارد به عبارت دیگر یک به‌روش (Best Practices) برای پیاده‌سازی ERP در سازمان را بررسی خواهیم کرد.
بیشتر بدانید: برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
برای استفاده از این راهکار می‌بایست استقرار ERP را به عنوان یک پروژه درنظر بگیرید تا امکان کاربرد متدولوژی "راهکار فازبندی‌شده" به عنوان یک راهکار موفق بوجود آید، در این حالت می‌توان فرایند استقرار را طبق مراحل زیر بررسی نمود.
- ارزیابی و تجزیه و تحلیل جنبه های مختلف کسب‌وکار و فرایندهای سازمان
- طراحی و مدل‌سازی فرایند استقرار و پیکربندی فازهای پروژه
- نصب نرم‌افزار ERP در سازمان مشتری
- انتقال داده‌های اصلی از سیستم قدیمی
- آموزش و توانمندسازی کارمندان با نقش‌های تعیین شده به عنوان کاربر سیستم، تعیین سطوح دسترسی و تنظیمات امنیتی
- آموزش ERP برای کاربران نهایی بر اساس نقش‌های سازمانی
- اصلاحات نهایی و رسیدن به مرحله‌ی Go Live
- پشتیبانی و توسعه
در فاز اول شما وضعیت فعلی سازمان مشتری را از جنبه‌های اجرایی، مالی و انسانی بررسی می‌کنید و نقاط گلوگاه، مشکلات و نیازهای سازمان را مشخص می‌کنید. در فاز بعدی یک مدل اجرایی به
عنوان راهکار اصلاحی وضعیت موجود را پیشنهاد می‌دهید و فازهای لازم برای پیاده‌سازی این راهکار را تعیین می‌کنید. در این مرحله می‌توانید از همکاری افراد سازمان مشتری استفاده نمایید چراکه
آن‌ها وضعیت کنونی را بطور کامل درک می‌کنند و فرایندها را می‌شناسند. در فاز سوم راهکار پیشنهادی را وارد فاز اجرایی می‌کنید و به عنوان یک نرم‌افزار راهکار خود را عملیاتی می‌کنید. بعد از طی
نمودن مراحل نصب نرم‌افزار در فاز چهار ارتباط بین راهکار ERP و نرم‌افزار کنونی سازمان را برقرار می‌کنید و داده‌ها را به سیستم جدید منتقل می‌کنید. با توجه به‌اینکه تا قبل از این مشتری از
نرم‌افزارهای جدا و در اصطلاح جزیره‌ای استفاده می‌نمود باید نسبت به انتخاب داده‌های وارد شده به ERP دقت نظر داشته و از ورود داده‌های اضافی و در اصطلاح پرت خودداری نمایید تا افزونگی
داده در سیستم ایجاد نشود و در طول زمان مشکل‌ساز نگردد. در مرحله‌ی بعدی نرم‌افزار را به اعضای سازمان معرفی می‌کنید و از طریق ایجاد حساب کاربری برای افراد امکان ورود آن‌ها به نرم‌افزار ERP
را فراهم می‌کنید. در این مرحله تعدادی از کاربران بصورت آزمایشی و بصورت موازی با سیستم قبلی از برنامه استفاده می‌کنند و موارد اصلاحی و نیازمند تغییر را گزارش می‌نمایند تا در نهایت نرم‌افزار
بعد از رفع خطا به استفاده انبوه برسد. عملی نمودن هر راهکار نیازمند اجرای یک مرحله آموزش به کاربران سیستم و توانمندسازی آن‌ها می‌باشد. و این اقدام در فاز ششم اجرا می‌شود و بعد از
پیاده‌سازی نرم‌افزار و ایجاد ارتباط بین سیستم موجود و قبلی می‌بایست اصلاحات نهایی راهکار انجام شود و وارد مرحله استفاده اصلی و در اصلاح Go Live شوید.
با رسیدن به مرحله‌ی Go Live فازهای اصلی نرم‌افزار خاتمه پیدا می‌کند و فاز نهایی پشتیبانی و توسعه به عنوان یک فاز تکرارشونده شروع می‌شود شما به عنوان مجری پروژه استقرار ERP با سازمان
مشتری ارتباط مستمر برقرار می‌کنید و در خصوص نرم‌افزار پشتیبانی‌های لازم را اعمال می‌کنید و همچنین هر نوع قابلیت جدید مورد درخواست مشتری را به ترتیب اولویت پیاده‌سازی می‌کنید.
استقرار ERP چه مدت زمان طول می‌کشد؟
فرایند انجام پروژه استقرار با توجه به عوامل مختلف از جمله ابعاد سازمان، ماژول‌های خریداری‌شده میتواند زمان‌های متفاوتی داشته باشد. برای سازمان‌های کوچک تا متوسط که در اصطلاح SME نامیده می‌شوند در بازه 6 ماه تا یک سال می‌توان پروژه استقرار را اجرا نمود اما در سازمان‌های بزرگ فرایند استقرار ممکن است تا 2 سال نیز طول بکشد. علاوه بر موارد مطرح شده وضعیت بلوغ سازمان و میزان پذیرش استقرار ERP در سازمان توسط مدیران و کارمندان به وضعیت پیشبرد پروژه استقرار تاثیر می‌گذارد. در سازمان‌هایی که به بلوغ سطح 3 و بالاتر رسیده‌باشند و از فرایندهای یکپارچه و استاندارد استفاده نمایند فرایند استقرار ERP بهتر و با موانع کمتر پیش می‌رود. اگر مدیران سازمان اهمیت ERP را درک نمایند و برای ایجاد این تغییر با شرکت مجری همکاری نمایند به میزان زیادی در موفقیت استقرار ERP تاثیرگذار خواهند بود.
کدام نرم‌افزار ERP را برای سازمان خود انتخاب می‌نمایید؟
در انتخاب هر کالا یا خدمتی پارامترهای مختلف باید بررسی شوند. شما در خرید خدمات نرم‌افزاری به سراغ عرضه‌کننده‌هایی می‌روید که امکانات مورد نیاز شما را داشته‌باشند و از سوی دیگر امکان به‌روزرسانی و پاسخگویی به نیازهای آینده‌ی شما را داشته باشد. در سال‌های اخیر نرم‌افزارهای ERP مختلف توسعه‌داده‌شده که در سازمان‌های مختلف نیز بکار برده می‌شوند. نرم‌افزار Odoo ERP جزو ERP های متن باز می‌باشد که با توجه به دارا بودن تعداد زیاد ماژول تخصصی در حوزه‌های اداری، منابع انسانی، فروش، مالی، تولید و.. میتواند پاسخگوی نیاز بسیاری از کسب‌وکارها باشد. با توجه به دارا بودن محیط کاربرپسند در این نرم‌افزار مورد توجه بسیاری از سازمان‌ها قرار گرفته‌است.
بیشتر بدانید: Odoo ERP چیست؟
شرکت تکروسیستم جهت ارائه محصولات نرم‌افزاری به‌روز و برحسب نیاز صنایع و کسب‌وکارهای مختلف پس از بررسی قابلیت‌های ERP های مختلف نرم‌افزار Odoo ERP را جهت ارائه نرم‌افزارهای یکپارچه جدید به مشتریان خود انتخاب نمود و بعد از بومی‌سازی و تکمیل امکانات این نرم‌افزار برحسب نیاز کسب‌وکارهای ایرانی نرم‌افزار تحت وب و جامع خود را توسعه داد. ما در شرکت تکروسیستم در پروژه‌های استقرار ERP از متدولوژی معرفی شده در این مقاله استفاده می‌نماییم. ابتدا نماینده ما از شرکت تکروسیستم با نماینده مشتری جدید ارتباط برقرار می‌کنند و طبق متدولوژی، ابتدا وضعیت جاری سازمان را بررسی نموده و بعد از تشکیل جلسات فنی و انتخاب یک راهکار عملی فازهای بعدی استقرار را طبق متدولوژی "راهکار فازبندی‌شده" پیش می‌برند به عبارت کامل‌تر می‌توان گفت ما نرم‌افزار odoo ERP را بصورت ایرانی‌سازی شده آماده کرده و به مشتریان عرضه نموده‌ایم.