مدیریت پروژه

پروژه‌ها فعالیت‌های موقتی هستند که از اجزا مختلف تشکیل شده‌اند. مدیریت پروژه‌ها نیازمند تعریف فرایندی می‌باشد تا از طریق آن روند اجرای پروژه مستند و کنترل گردد. پروژه‌ها عموما از دو بعد زمان و فعالیت‌ها نیاز به کنترل و نظارت دارند. برای مدیریت کارآمد پروژه‌ها نیاز به استفاده از زبان مشترکی است که از طریق آن بتوان وضعیت پروژه‎‌ها را بررسی و کنترل نمود. استاندارد PMBOK یک استاندارد بین‌المللی معتبر می‌باشد که طی 5 گام فرایندهای لازم برای مدیریت پروژه را بیان می‌کند.

برای اجرای گام‌های این استاندارد و انجام فعالیت‌های مربوط به هر گام استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی موثر و گاها الزامی می‌باشد. نرم‌افزارهایی که امکان برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و کنترل اجرای آن‌ها را داشته باشند در حوزه‌ی مدیریت پروژه کاربردی خواهند بود.

نرم‌افزار مدیریت پروژه تکروسیستم به عنوان یک ماژول مستقل که با سایر برنامه‌های تکروسیستم نیز یکپارچه می‌باشد و به عبارت بهتر یک ماژول  از مجموعه نرم‌افزارهای یکپارچه  ERP تکرو‌سیستم می‌باشد، بطور کامل فرایند‌های معرفی شده در استاندارد PMBOK را شامل می‌شود و از طریق این ماژول می توان یک پروژه را از مرحله‌ی ابتدایی تا انتهایی بطور کامل برنامه‌ریزی و کنترل نمود.

در ادامه قابلیت‌های برنامه و نحوه استفاده از این ماژول را بررسی خواهیم کرد.

تعاریف

مراحل پروژه: موقعیت پروژه را به لحاظ اجرا نشان می دهد. بطور معمول یکی از چهار حالت در جریان، در صف انجام، انجام شد و لغو شد را می تواند شامل شود.

وضعیت پروژه: میزان پیشرفت پروژه را در  به روز‌رسانی‌های با استفاده از نماد‌های رنگی و چهار حالت نشان می‌دهد. طبق برنامه (سبز)، در ریسک (نارنجی)، خارج از مسیر (قرمز) و در انتظار (آبی) نشان‌دهنده حالت‌های مربوط به وضعیت پروژه می‌باشند.

وظایف: هر پروژه از تعدادی وظیفه تشکیل می‌شود که با انجام آن‌ها پروژه تکمیل می‌شود. وظایف در نرم‌افزار مدیریت پروژه تکروسیستم همان فعالیت‌ها در استاندارد PMBOK هستند و می‌توان برای هر پروژه به تعداد لازم وظیفه تعریف نمود. 

زیر وظایف: برای نشان دادن وابستگی و تقدم و تاخر فعالیت‌ها بکار می‌رود و وظایفی که پس نیاز یک وظیفه هستند به عنوان زیر وظیفه در برنامه تعریف خواهند شد.

کار والد: وظایفی که پیش نیاز زیروظایف می‌باشند به عنوان کار والد تعریف می‌شوند.

وظایف تکرارشونده: هر پروژه تعدادی فعالیت مانند جلسات یا بازرسی‌ها دارد که در دوره‌های مشخص تکرار می‌شوند. این موارد به عنوان وظیفه تکرارشونده در برنامه تعریف می‌شوند.

مراحل وظایف: نشانگر وضعیت اجرایی وظیفه می‌باشد. عموما شامل جدید، در جریان، ناتمام، تائید شده، انجام شد و لغو شد می باشد.

مایلستون(موعد): نشانگر نقاط کنترلی با یک تاریخ در پروژه است. از طریق مایلستون‌ها می‌توان وظایف را کنترل نمود.

مهلت: تاریخ انتهایی که برای هر وظیفه درنظر گرفته می‌شود به عنوان مهلت نام برده می‌‌شود.

محول شده: نشانگر کاربری که مسئول اجرای وظیفه می‌باشد.

برچسب‌ها: عبارت‌هایی بصورت برچسب در این قسمت تعریف می‌شوند و می‌توان برای گروهبندی وظایف و جستجوی سریع‌تر از آن‌ها استفاده نمود.

فعالیت‌ها: مواردی مثل تماس، پست الکترونیکی، ملاقات و ..که جهت پیگیری وظایف بکار می‌رود را فعالیت گویند.

مشتری: مخاطبی که صاحب پروژه است و مشخصات آن به عنوان مخاطب در برنامه ثبت شده است.

مدیر پروژه: کاربری که مسئول بخش‌های مختلف پروژه است.

ساعات برنامه‌ریزی‌شده اولیه: زمان پیش بینی شده برای انجام وظیفه را نشان می‌دهد و برای هر وظیفه توسط کاربر تعریف می‌شود.

ساعات صرف شده: میزان زمان صرف شده برای هر وظیفه را نشان می‌دهد و  برای هر وظیفه توسط کاربر ثبت می‌شود.

نمای لیستی: یکی از روش‌های نمایش اجزای هر صفحه است. در حالت لیستی اجزا بصورت ردیف ها با ستون‌های مربوطه نشان داده می‌شود.

نمای کانبان: در این حالت اجزا صفحه بصورت کاشی‌های به نام کانبان نمایش داده می‌شود.

تیکت‌ها: مسائل قابل پیگیری که مرتبط با یک پروژه یا وظیفه می‌تواند باشد.

پیکربندی

تنظیمات

این قسمت برای کاربر ادمین قابل مشاهده می‌باشد و سایر کاربران آن را مشاهده نمی‌کنند.

بخش مدیریت وظایف

قسمت‌های زیر وظایف، وظایف تکرارشونده وابستگی وظایف و مراحل پروژه را تیک بزنید تا در برنامه فعال شوند و در قسمت‌های بعدی بتوان از آن‌ها استفاده نمود.

بخش مدیریت زمان

گزارش وظایف: با تیک زدن این قسمت برگه ساعات کارکرد در صفحه‌ی وظایف فعال می‌شود و می‌توان وضعیت پیشرفت وظایف را مشاهده نمود.

تحلیلی

سودآوری: با تیک زدن این قسمت می‌توان بحث‌های مالی از جمله حاشیه سود را بررسی و در مورد هر پروژه لحاظ کرد.

پروژه‌ها

در این صفحه پروژه‌های ایجاد شده تاکنون را می‌توان مشاهده نمود و از قسمت ایجاد می‌توان پروژه جدید تعریف نمود.

پروژه‌ها در دو نمای لیستی و کانبان قابل مشاهده هستند. از نمای لیستی می‌توانید وارد صفحه‌ی تنظیمات پروژه شوید و از نمای کانبان روی هر پروژه کلیک کنید وارد صفحه‌ی وظایف آن پروژه می‌شوید.

ایجاد پروژه

در نمای لیستی قرار بگیرید و گزینه ایجاد را بزنید. درصفحه‌ی باز شده مشابه تصویر زیر اطلاعات پروژه جدید را وارد نمایید.

نام پروژه: یک نام مناسب برای پروژه‌تان تعریف کنید.

نام وظایف: نام مناسب صنعت خودتان را برای نمایش وظایف انتخاب کنید. عموما نام تسک یا وظیفه انتخاب می‌شود.

مشتری: از لیست کشویی که نام مخاطبان را نشان می‌دهد مشتری پروژه را انتخاب کنید.

برچسب: برچسب‌های مرتبط را انتخاب یا ایجاد کنید.

مدیر پروژه: از بین کاربران فردی را به عنوان مدیر پروژه انتخاب کنید.

دپارتمان فروش: در صورت تعریف چارت سازمانی می‌توان دپارتمان مرتبط با این پروژه را انتخاب نمود

تاریخ‌ها: زمان شروع تا پایان پروژه را از این قسمت انتخاب نمایید.

شرکت: اگر سازمان شما بصورت هلدینگ فعالیت می‌کند این قسمت برای شما فعال می‌شود در غیر اینصورت این فیلد را مشاهده نمی‌کنید.

قالب است: اگر این قسمت تیک زده شود ویژگی‌های این پروژه به عنوان قالب برای پروژه‌های بعدی نیز اعمال خواهد شد.

در تصویر بالا یک نمونه پروژه تست ایجاد شده و اطلاعات آن قابل مشاهده است.

تب تنظیمات

حساب تحلیلی: حساب مرتبط با پروژه را که از ماژول حسابداری پیکربندی شده است از این قسمت انتخاب نمایید.

قابلیت مشاهده: می‌توان وضعیت مشاهده را برای کارمندان و کاربران در سه حالت محدود کرد

کارمندان دعوت شده: در این حالت فقط کارمندانی که به عنوان دنبال کننده به پروژه اضافه شوند می‌توانند پروژه را مشاهده نمایند.

همه کارمندان: در این حالت کارمندان که به سیستم دسترسی دارند می‌توانند وضعیت پروژه را مشاهده نمایند.

همه کارکنان و کاربران پورتال دعوت شده: کاربران داخلی و کاربران پورتال که نام کاربری و پسورد دارند می‌توانند به اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشند.

باقی گزینه‌ها که در تنظیمات تیک زده شده‌اند در این قسمت نمایش داده می‌شوند.

پارامترهای منوی بالایی هر پروژه

بخش‌های مختلف پروژه را نشان می‌دهد و در ادامه به‌ترتیب تنظیمات مربوطه را بررسی می‌کنیم.

وظایف

از ریبون بالای صفحه تب وظایف که تعداد وظایف پروژه را نشان می‌دهد را انتخاب می‌کنیم. در صفحه ی باز شده وظایف ایجاد شده را مشاهده نموده و میتوان از طریق گزینه ایجاد وظیفه جدید تعریف نمود.

 وارد صفحه وظایف شده و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر با زدن گزینه ایجاد وظایف را تعریف نمایید.

عنوان وظیفه را ثبت کرده و با انتخاب گزینه ویرایش در صفحه‌ی باز شده سایر بخش‌ها را تکمیل نمایید.

محول شده: از این قسمت می‌توان وظیفه را به کاربر مناسب و غیر از کاربر جاری و یا مدیر پروژه اختصاص داد.

موعد: یک مایلستون یا نقطه‌ی کنترلی برای وظیفه مشخص کنید.

با وارد کردن عنوان موعد از قسمت نماد لینک خارجی که ایجاد شده است وارد صفحه‌ی زیر شده و تاریخ مایلستون را مشخص نمایید.

کار والد: با انتخاب یک وظیفه به عنوان کار والد، وظیفه‌ی موجود به عنوان زیر وظیفه‌ی این کار والد در نظرگرفته می‌شود.

مهلت: آخرین تاریخی که باید در آن تاریخ پروژه را تحویل دهید در این قسمت وارد کنید.

تکرارشونده: با تیک زدن این قسمت تب تکرار در نوار پایینی فعال می‌شود و می‌توانید تعداد دفعات تکرار و روزهای تکرار و بازه تکرار را مشخص کنید.

ریبون پایین صفحه‌ی وظایف

توضیح

 هر نوع توضیح تکمیلی در مورد وظیفه را می‌توانید در این قسمت وارد کنید.

برگه ساعات کارکرد

ساعات برنامه‌ریزی‌شده اولیه برای وظیفه را طبق براوردهای انجام شده در این قسمت وارد نمایید.

زیروظایف

برای وظیفه‌ای که در حال حاضر فعال است می‌توان زیر وظیفه ایجاد نمود و همچنین وظایفی که برایشان این قسمت را به عنوان کار والد انتخاب نموده‌اید را در این قسمت قابل مشاهده هستند.

به عنوان مثال در تصویر بالا وظیفه با نام "اول" کار والد برای زیر وظایف "بخش اول" و "بخش دوم" می‌باشد.

بعد از ذخیره‌ی این قسمت می‌توان وارد هر کدام از زیروظایف شد و مشابه مراحل توضیح داده‌شده برای قسمت قبل آن‌ها را ویرایش نمود.

به عنوان مثال در زیر وظیفه با نام "بخش اول" می‌توانیم محول شده را تغییر دهیم. برای وظیفه مهلت مشخص کنیم و در تب برگه ساعات کارکرد زمان برنامه‌ریزی شده را وارد نماییم.

مسدودشده

در این قسمت پیش‌نیازی وظیفه‌ها را تعیین می‌کنیم. هر وظیفه ای که در این قسمت وارد شود به عنوان پیش نیاز وظیفه‌ی فعلی خواهدبود.

به عنوان مثال در تصویر بالا وظیفه‌ی "بخش اول" به عنوان پیش نیاز وظیفه‌ی با نام "بخش دو" تعریف شده است.

اطلاعات بیشتر

تاریخ محول کردن: به‌طور اتوماتیک ثبت می‌شود.

تاریخ آخرین به‌روزرسانی مرحله: این قسمت با تغییر مرحله‌ی وظیفه به‌طور خودکار تکمیل می‌شود.

حساب تحلیلی: طرف حساب این وظیفه در ماژول حسابداری است.

وضعیت وظیفه

وضعیت فعال بودن وظیفه را نشان می‌دهد و بصورت تصویری در سمت چپ وظیفه قابل مشاهده و انتخاب است.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید سه رنگ به ترتیب سه حالت زیر را نمایش می‌دهند

خاکستری: در جریان

سبز: آماده

قرمز: مسدود شد

تیکت‌ها

از این قسمت تعداد تیکت‌هایی که از ماژول پشتیبانی کاربران یا مشتریان برای وظیفه ارسال می‌کنند قابل مشاهده است. از طریق انتخاب تیکت مرتبط به ماژول پشتیبانی منتقل شده و تیکت مربوطه را باز و بررسی نمایید.

گزینه‌های بالای صفحه وظیفه

عملیات

دارای 4 گزینه است که به ترتیب بررسی می‌کنیم.

با انتخاب گزینه‌ی بایگانی وظیفه بایگانی می‌شود و در صفحه‌ی وظایف دیگر نمایش داده نمی‌شود.

تکثیر کردن: یک کپی از وظیفه ایجاد می‌کند

حذف: بطور کامل وظیفه را از پروژه حذف می‌کند.

تذکر: اگر برای وظیفه ساعات کارکرد ثبت شود سیستم اجازه‌ی حذف نمی‌دهد و باید وظیفه را بایگانی نمایید و سپس وظیفه را حذف نمایید.

به اشتراک گذاری: می‌توان وظیفه را از طریق صفحه‌ی زیر با کاربران داخلی یا پورتال به اشتراک گذاشت.

چاپ

از طریق این دکمه می‌توانید از برگه ساعات کارکرد این وظیفه خروجی pdf تهیه نمایید.

مایلستون‌ها

از ریبون بالای صفحه‌ی پروژه تب مایلستون‌ها تعداد مایلستون ایجاد شده تاکنون را نمایش می‌دهد و با وارد شدن به صفحه‌ی مربوطه می‌توان وضعیت مایلستون‌ها را مشخص نمود.(دست یافته)

همچنین می‌توان مایلستون‌های لازم را تعریف کرد و در صفحه‌ی وظایف آن‌ها به وظیفه‌ی مربوطه تخصیص داد.

همکاران: کارمندان و کاربران عضو شده در پروژه را نشان می‌دهد.

آخرین وضعیت به‌روزرسانی: وضعیت پروژه را طبق آخرین به‌روزرسانی نشان می‌دهد.

تیکت‌ها: تعداد تیکت‌های تخصیص یافته به این پروژه را نشان می‌دهد.

ساعات ثبت شده: از این قسمت می‌توانید وضعیت ساعات صرف شده برای هر وظیفه را به تفکیک کارمندان مشاهده نمود.

نمودار کار باقیمانده

در بازه‌های ماهانه تعداد وظایف در هر مرحله را نشان می‌دهد.

به اشتراک گذاری‌ها

در دوحالت می‌توان یک پروژه را به اشتراک گذاشت و برای هر مورد دکمه در صفحه‌ی پروژه تعریف شده است.

اشتراک گذاری فقط به‌صورت خواندنی: با این امکان می‌توان پروژه را فقط بین مخاطبان  و بطور ویژه بین مشتریان به حالت فقط خواندنی(Read only) به اشتراک گذاشت و مشتریان از طریق ورود به عنوان کاربرپورتال وضعیت پروژه و وظایف آن را مشاهده نمایند.

به اشتراک گذاری به صورت قابل ویرایش: این حالت برای کاربران داخلی قابل استفاده بوده و می‌توان با ارسال دعوت برای کاربران آن‌ها را در پروژه عضو نمود.

منو سمت چپ

ارسال پیام: در این قسمت می‌توان پیام‌های مرتبط با پروژه یا وظیفه می‌توان ثبت نمود که تمام دنبال‌کنندگان آن پیام‌ها را مشاهده خواهند کرد.

ثبت یادداشت: یادداشت‌ها فقط برای خود کاربر ایجادکننده و کسانی که به مطلب عضو شده‌اند قابل مشاهده است.

زمانبندی فعالیت: از این قسمت می‌توان انواع فعالیت‌ها (تماس، جلسه و ایمل و.. ) را میتوان برحسب تاریخ و کاربر تعریف نمود.

ضمیمه کردن فایل

از طریق علامت سنجاقک می‌توان فایل‌هایی را از ماژول اسناد یا پوشه‌های خارجی در پروژه یا وظیفه ضمیمه کرد.

دنبال کننده‌ها

از طریق نماد آدمک می توان افرادی را از کاربران به پروژه یا وظیفه عضو نمود.

فیلترهای صفحه‌ی پروژه‌ها

از دو طریق می‌توان در مورد پروژه‌ها جستجو نمود.

روش اول: نوار جستجو که با تایپ قسمتی از عبارت مورد نظر براساس فیلدهای پروژه، مدیرپروژه و... که در تصویر زیرمشخص می‌باشند، اطلاعات پروژه‌ها را فیلتر می‌کند

روش دوم: از طریق تب فیلترها در صفحه‌ی پروژه‌ها که می‌توان براساس فیلدهایی که در تصویر زیر مشخص هستند از جمله پروژه‌های دنبال شده، پروژه‌های من و...پروژه‌ها را فیلتر کرد.

​

گروهبندی پروژه‌ها

پروژه‌های تعریف شده را طبق فیلدهای مختلف از جمله مرحله، مدیر پروژه و... گروهبندی می نماید. گروهبندی‌های امکان‌پذیر در تصویر زیر نمایش داده‌شده است. به عنوان مثال در تصویر زیر پروژه‌ها برحسب مرحله گروهبندی شده‌اند.

علاقه‌مندی‌ها

از منو علاقه‌مندی‌ها می‌توان وضعیت فعلی صفحه را به عنوان حالت پیش فرض ذخیره نمود و در دفعات بعدی که برنامه را اجرا می‌کنید با این وضعیت صفحه را مشاهده می‌کنید.

اگر گزینه استفاده به عنوان پیش فرض را تیک بزنیم برای کاربر جاری این جستجو را ذخیره میکند

اگر گزینه اشتراک با همه کاربران را انتخاب نماییم بقیه کاربران نیز این حالت نمایش را مشاهده خواهند کرد.

به روزرسانی پروژه

از منو پیکربندی، پروژه‌ها وارد صفحه نمایش پروژه‌ها شوید و در نمای کانبان قرار بگیرید؛ در این حالت در دو حالت می‌توان وارد صفحه‌ی به‌روزرسانی‌ها شد. بر روی سه نقطه‌ی سمت چپ کانبان پروژه کلیک کنید و مشابه تصویر زیر گزینه به‌روزرسانی پروژه را انتخاب کنید.

در روش دوم روی کانبان پروژه کلیک کنید و در صفحه‌ی باز شده مشابه تصویر زیر روی نماد وضعیت پروژه کلیک کنید.

​

در صفحه‌ی باز شده در سمت چپ اطلاعات پروژه و مایلستون‌ها قابل مشاهده است و می‌توان وضعیت اجرا شده مایلستون ها را از این قسمت پیگیری نمود.

از طریق گزینه‌ی ایجاد در سمت راست صفحه وارد قسمت به‌روزرسانی‌ها شوید. در این صفحه به ترتیب اطلاعات مربوطه را وارد می‌کنیم و وضعیت پروژه را آپدیت می‌کنیم.

یک نام برای به‌روزرسانی انتخاب کنید و تاریخ را وارد کنید و وضعیت را انتخاب کنید و میزان پیشرفت را ثبت کنید.

به عنوان مثال در تصویر زیر به‌روزرسانی به‌ نام بازرسی اول در تاریخ 3مرداد انجام شد و وضعیت پروژه در ریسک ثبت شد و میزان پیشرفت 25 درصد برای پروژه لحاظ شد.

به تعداد نیاز و در بازه‌های زمانی مختلف می‌توان به‌روزرسانی انجام داد و پیشرفت پروژه را مستند نمود.

سایر تنظیمات پروژه در نمای کانبان

از طریق نماد ستاره در کنار عنوان پروژه می‌توان برای افزودن پروژه به قسمت علاقه‌مندی‌ها استفاده نمود و از این طریق پروژه به قسمت علاقه‌مندی‌ها افزوده شده و به راحتی می‌توان وضعیت پروژه را از قسمت علاقه‌مندی‌ها مشابه تصویر زیر پیگیری نمود.

تهیه گزارشات

از نمای کانبان پروژه‌ها روی سه نقطه کلیک و قسمت تهیه گزارش گزینه‌ی تحلیل وظایف را انتخاب می‌کنیم مشابه تصویر زیر تعداد وظایف پروژه را به تفکیک مرحله نشان می‌دهد.

مدیریت وظایف در پروژه‌ها

وظایف را از قسمت پروژه تعریف کنید و از نمای کانبان روی پروژه کلیک کنید تا وظایف آن پروژه را مشاهده نمایید. وظایف بصورت پیش‌فرض در نمای کانبان و گروهبندی‌شده براساس مرحله نمایش داده می‌شوند. جهت ایجاد وظیفه‌ی جدید از این قسمت نیز می‌توانید روی گزینه‌ی ایجاد کلیک کنید و یا روی علامت بعلاوه در مرحله کلیک کنید و  مشابه روند توضیح داده شده در این قسمت نیز وظیفه ایجاد کنید.

تنظیمات وظایف در نمای کانبان

در نمای کانبان مشابه تصویر زیر برای هر وظیفه می‌توان به ترتیب موارد زیر را مشاهده نمود.

اولویت وظیفه: با نماد ستاره می‌توان به وظیفه اولویت داد

فعالیت‌ها: چنانچه برای وظیفه فعالیتی زمنبندی کرده باشید، علامت ساعت برای این فعالیت رنگی خواهد شد. رنگ سبز برای فعالیت‌های آینده، رنگ قرمز برای فعالیت‌های تاریخ گذشته استفاده می‌شود

ساعات باقیمانده از وظیفه: در کادر مستطیلی ساعات باقیمانده از برنامه‌ریزی شده را می‌توان مشاهده نمود. اگر زمان صرف شده بزرگ‌تر از زمان برنامه ریزی ششده باشد این کادر زمان را بصورت قرمز رنگ نشان خواهد داد.

وضعیت وظیفه: با سه رنگ خاکستری، سبز و قرمز وضعیت وظیفه را می‌توان انتخاب نمود.

محول شده: نام کاربر انجام‌دهنده‌ی وظیفه در گوشه سمت چپ کنبان نمایش داده می‌شود.

از نماد سه نقطه برای وظیفه می توان تغییراتی مشابه تصویر زیر ایجاد نمود

تنظیم تصویر کاور سبب می‌شود برای وظیفه یک تصویر دلخواه انتخاب شود و در نمای کانبان نمایش داده شود.

حالت به اشتراک گذاری قبلا توضیح داده شده

و حالت ویرایش شما را به صفحه‌ی وظیفه انتقال می‌دهد.