تعاریف
منابع: واحدهایی که برای آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنید جزو منابع شما هستند. در ماژول برنامه‌ریزی دو نوع منبع قابل تعریف و استفاده است.
نوع انسان: اگر برای کارمندان خود برنامه‌ریزی می‌کنید منابع نوع انسان را انتخاب نمایید.
نوع مواد: اگر برای تجهیزات و منابع مصرفی خود برنامه ریزی می‌کنید این نوع را انتخاب کنید.
نقش: یک فیلد برای دسته‌بندی کارمندان می‌باشد تا از طریق آن برنامه‌ریزی منابع خود را مدیریت نمایید.
شیفت: بازه‌های زمانی را به عنوان شیفت در ماژول برنامه‌ریزی بکار خواهیم برد. به عنوان مثال زمان بین 8 تا 10 یک شیفت و 10 تا 12 یک شیفت جداگانه می‌باشند.
قالب‌های شیفت: بازه‌های زمانی که بصورت پیش‌فرض به عنوان شیفت تعریف شده‌اند در مجموع قالب‌های شیفت را تشکیل می‌دهند.
شیفت در تداخل: اگر برای یک منبع در یک زمان واحد دو شیفت تعریف کنید شیفت‌ها در تداخل ایجاد خواهدشد.
نمای گانت: نمای اصلی در ماژول برنامه‌ریزی که امکان ایجاد برنامه‌ها را فراهم می‌کند.
نمای تقویم: در این نما فقط امکان مشاهده زمانبندی‌های تعریف شده وجود دارد
نمای فهرست: این قسمت برای نمایش ردیفی فعالیت‌ها و براساس گروهبندی‌های مختلف قابل اجرا است.
نمای کانبان: این نما برای نمایش برنامه‌ها بصورت کارتی قابل استفاده می‌باشد و اطلاعات کلی در مورد برنامه را در اختیار مخاطب قرار می‌دهد.
مفهوم رنگ‌ها در ماژول برنامه ریزی
رنگ طوسی: روزهای تعطیل در تقویم به این رنگ نشان داده می‌شوند.
حالت راه راه: شیفت‌های ذخیره شده ولی منتشر نشده را بصورت راه‌راه نشان داده می‌شوند.
حالت تو پر: شیفت‌هایی که منتشر شده‌اند بصورت رنگی توپر نمایش داده می‌شوند.
شیفت‌های طوسی رنگ: معرف شیفت‌های کپی شده است.
پیکربندی
برای استفاده از برنامه ابتدا باید ورودی‌های آن را تنظیم نمایید.
از طریق منو پیکربندی> تنظیمات وارد صفحه‌ای طبق تصویر زیر شوید و تنظیمات لازم را اعمال نمایید
امکان لغو تخصیص
با فعال کردن این قسمت و وارد کردن عدد براساس واحد روز می‌توانید به کارمندان خود امکان لغو برنامه‌های تخصیص یافته را بدهید.
شیفت‌های تکرارشونده
از طریق این گزینه و وارد کردن عدد مورد نظرتان می‌توانید مشخص کنید شیفت‌های تعریف شده در صورت تکرار تا چند بازه‌ی زمانی تکرار شوند.
منابع
توجه نمایید که تمام کارمندان شما به عنوان منبع نوع انسانی در ماژول برنامه‌ریزی قابل انتخاب هستند. از صفحه‌ی منابع می‌توانید منابع غیر انسانی تعریف شده را مشاهده نمایید و همچنین از طریق ایجاد منبع جدید تعریف نمایید و مشابه تصویر زیر منابع و ساعت کاری آن‌ها را مشاهده نمایید.
نقش‌ها
از منو پیکربندی> تب نقش‌ها وارد صفحه‌ی مربوط به نقش‌ها شوید و نقش‌هایی که ایجاد شده‌اند را مشاهده نمایید و برای ایجاد نقش جدید از گزینه‌ی ایجاد استفاده نمایید و در رکورد جدیدی که فعال می‌شود نقش موردنظرتان را وارد نمایید.
برای هر نقش می‌توانید یک یا چند منبع انسانی اضافه نمایید که به عنوان اجرا کننده‌های این نقش در سازمان باشند.
خدمات
این فیلد برای ارتباط دادن نقش‌ها و منابع به یک پروژه و کنترل برنامه‌ی زمانی کاربرد دارد.
از ماژول انبار یا فروش > محصول، یک محصول خدماتی تعریف کنید و در قسمت تنظیمات عمومی فیلدهای زیر را تکمیل نمایید.
نوع محصول: خدماتی
برنامه ریزی خدمات: تیک این قسمت را فعال کرده و یک نقش مرتبط برای آن از لیست کشویی انتخاب نمایید.
ایجاد هنگام ثبت سفارش: از لیست کشویی وظیفه را انتخاب کنید و برای فیلد پروژه که بعد از انتخاب این فیلد فعال می‌شود از لیست کشویی پروژه مناسب انتخاب کنید.
با تکمیل این فیلدها محصولی خدماتی و بطور مثال به نام "خدمات پس از فروش" ایجاد می‌شود که هر زمان برای این محصول ثبت سفارش انجام شود یک وظیفه در ماژول پروژه و یک برنامه پیش بینی در ماژول برنامه‌ریزی ایجاد می‌شود که قابل برنامه‌ریزی است.
اکنون در ماژول برنامه ریزی و برای نقش مدیر دپارتمان می‌توانید در فیلد خدمات می‌توانید محصول به نام خدمات پشتیبانی را مشاهده نمایید
قالب‌های شیفت
از منو پیکربندی> قالب‌های شیفت می‌توانید شیفت‌های تعریف شده را مشاهده نمایید و از گزینه‌ی ایجاد شیفت جدید تعریف نماییم.
برای ایجاد شیفت جدید در صفحه‌ی زیر دو فیلد اجباری را تکمیل نمایید. ساعت شروع را وارد نمایید و مدت زمان که در این قسمت براساس فاصله از زمان شروع را وارد نمایید.
زمانبندی
بخش اصلی ماژول برنامه ریزی زمانبندی می‌باشد که از صفحه‌ی اصلی و منو اول فعال می‌شود. در زمان ورود به برنامه بصورت پیش‌فرض نمای گانت و زمانبندی‌های انجام شده نمایش داده می‌شود.
در چهار حالت بصورت زیر می‌توان برنامه‌های زمانبندی شده را مشاهده نمود.
براساس منابع: برنامه‌ی جدید براساس کارمند و انجام‌دهنده‌ی کار قابل مشاهده است.
براساس نقش: نمایش برنامه‌ریزی به تفکیک نقش‌ها قابل مشاهده است.
براساس پروژه: به تفکیک پروژه زمانبندی منابع را نمایش می‌دهد.
توجه نمایید کاربردی‌ترین و اصلی‌ترین بخش در ماژول برنامه‌ریزی را این نما تشکیل می‌دهد و برای برنامه هایی که بصورت پروژه‌ای تعریف شده‌اند را قابل مشاهده خواهند شد و برنامه‌های زمانبندی شده در این قسمت از طریق ماژول مدیریت پروژه نیز قابل پیگیری است.
براساس سفارش فروش: برنامه‌ها را می‌توان براساس سفارش فروش نیز زمانبندی و مدیریت نمود.
زمانبندی شیفت جدید
در نمای گانت قرار بگیرید و از طریق گزینه "افزودن" وارد صفحه‌ای مشابه تصویر زیر شوید و شیفت جدید ایجاد نمایید.
در این نما با تکمیل فیلد تاریخ به عنوان تنها فیلد اجباری و زدن گزینه‌ی ذخیره می‌توانید یک شیفت جدید در قسمت شیفت‌های باز ایجاد نمایید.
ساعت اختصاص داده‌شده: با حاصلضرب ساعت هر روزکاری (عموما 8 ساعت) در تعداد روزانتخاب شده ساعت اختصاص داده شده به هر شیفت مشخص می‌شود. به عنوان مثال در تصویر بالا 3 روز کاری به عنوان روزهای این شیفت انتخاب شده اند و در مجموع 24 ساعت به عنوان ساعت اختصاص داده شده به شیفت نمایش داده می‌شود.
درصد زمان تخصیص داده شده:حد بالای این فیلد که 100 می‌باشد بیانگر این مورد است که منبع انتخاب شده در این شیفت کل زمان کاری خود را در طول روز مشغول انجام برنامه‌ی این شیفت است.
کاهش ساعت اختصاص داده شده سبب آزاد شدن زمان منبع در طول روز می‌شود و افزایش این زمان به معنی کسری زمان برای شیفت حاضر است و در این‌صورت درصد زمان اختصاص یافته نیز منفی می‌شود.
به
عنوان مثال میخواهید منبع شما فقط نصف زمان کاری روزانه‌ی خود را به این شیفت
اختصاص دهد مشابه تصویر زیر فیلد درصد زمان اختصاص داده شده را به عدد 50 تغییر
دهید و بصورت اتوماتیک فیلد ساعت اختصاص داده شده نیز نصف خواهد شد.
قالب‌های شیفت: می توانید شیفت‌های از پیش تعریف‌شده را در این قسمت انتخاب نمایید و فیلدهای بعدی منطبق بر آن قالب بصورت خودکار تکمیل می‌شوند و برحسب آن فیلدها برنامه‌ریزی نمایید.
اگر از قالب‌های شیفت موجود استفاده نمی‌کنید می‌توانید فیلدهای بعدی را در دو حالت تکمیل و برنامه ریزی نمایید
1) برنامه ریزی شیفت برای یک پروژه
پروژه: از لیست کشویی پروژه‌ی مربوطه را انتخاب کنید
وظیفه: با انتخاب پروژه فیلد وظیفه فعال می‌شود و وظیفه مرتبط را انتخاب نمایید.
منبع: با انتخاب مقادیر فیلدهای پروزه و وظیفه فیلد منبع براساس فیلد محول شده در وظیفه تکمیل می‌شود.
تکرار: اگر این شیفت که در حال ایجاد آن هستید به عنوان یک شیفت تکرارشونده است با فعال کردن تیک تکرار و انتخاب بازه‌ی تکرار می‌توانید این شیفت را در برنامه‌ریزی تکرار نمایید.
به عنوان مثال اگر برای یک بازرسی مستمر در پروژه در حال برنامه‌ریزی هستید می‌توانید شیفت را بصورت تکراری ایجاد نمایید.
ذخیره به عنوان قالب: با فعال کردن تیک این قسمت تمام فیلدهای تعریف شده به عنوان یک قالب به لیست بالای صفحه اضافه می‌شود.
ذخیره: اگر شیفت را ذخیره نمایید فقط کاربر ایجادکننده آن را مشاهده خواهد کرد و شیفت های ذخیره شد به‌صورت راه‌راه نمایش داده می‌شوند
انتشار: برای قابل مشاهده بودن شیفت برای سایر منابع باید دکمه‌ی انتشار را انتخاب نمایید. شیفت‌ها یمنتشر شده بصورت رنگ توپر نمایش داده می‌شوند.
اگر دکمه‌ی انتشار و ارسال را انتخاب کنید یک پیام ایمیل به منبع مرتبط ارسال می‌شود.
انصراف: با انتخاب این قسمت شیفت ایجاد شده بطور کامل از برنامه حذف می‌شود.
2)برنامه‌ریزی شیفت براساس یک سفارش فروش
اگر براساس فروش یک محصول برنامه ریزی می‌کنید باید از این قسمت استفاده نمایید.
به عنوان مثال فرض کنید شما ارائه‌کننده خدمات نرم‌افزاری هستید و براساس فروش هر برنامه به مشتریان ساعتی را به عنوان خدمات استقرار و آموزش ارائه می‌کنید. برای مدیریت زمان کارمندان خود (منابع ماژول برنامه‌ریزی) خود از طریق ایجاد شیفت براساس یک سفارش فروش اقدام نمایید.
هربار شما یک سفارش فروش برای این محصول خدماتی مورد نظرتان ایجاد کنید مشابه تصویر زیر یک تب برای برنامه‌ریزی براساس زمان‌های اختصاص داده‌شده ایجاد می‌شود.
با کلیک روی این قسمت به ماژول برنامه‌ریزی منتقل می‌شوید و با کلیک روی گزینه افزودن به طور خودکار تمام اطلاعات سفارش فروش نمایش داده می‌شود و شما با تکمیل و تایید فیلدها و با انتخاب دکمه‌ی انتشار شیفت را یجاد می‌کنید
برنامه‌ریزی سفارش‌ها
علاوه بر ایجاد شیفت برای پروژه و وظیفه‌های تعریف شده، برای سفارش فروش محصولات خدماتی نیز می‌توانید برنامه‌ریزی نمایید و شیفت اختصاص دهید.
فرایند کار به این‌صورت است که بعد از ایجاد سفارش کار و بدون انتقال از سفارش فروش به ماژول برنامه‌ریزی می‌توان در نمای گانت ماژول برنامه‌ریزی از طریق دکمه‌ی برنامه‌ریزی سفارش‌ها در بالای صفحه سفارش فروش‌های ایجاد شده از ماژول فروش را برحسب آزاد بودن زمان منابع تعریف شده برای آن نقش‌ها ایجاد و ذخیره نمایید و همچنین می‌توانید شیفت را منتشر نمایید.
برنامه‌ریزی سفارش‌ها تا پایان زمان تعریف شده برای سفارش فروش قابل ایجاد و ذخیره است.
در تصویر بالا طبق دو سفارش فروش به شماره‌های 64 و66 برای منابع مرتبط شیفت ایجاد شده است.
مدیریت شیفت‌های ایجاد شده
بعد از تکمیل تعریف شیفت‌ها به صفحه‌ی اصلی برنامه برگردید می‌توانید در حالت دسته‌بندی شده برساس منابع، پروژه، سفارش فروش و نقش‌ها شیفت‌های ایجاد شده را مشاده نمایید.
شیفت‌های باز
اگر برای یک شیفت منبع انتخاب نکرده باشید به عنوان شیفت باز نمایش داده می‌شود و هر کارمند می‌تواند شیفت مربوطه را باز نموده و مشابه تصویر زیر با انتخاب دکمه‌ی "انتخاب می‌کنم" این شیفت را به برنامه‌های خود اضافه نماید
همچنین در نمای گانت می‌توان به آسانی و با کشیدن و رها کردن شیفت به ردیف منبع و زمان مرتبط آن را برنامه‌ریزی نمود.
امکان لغو تخصیص
بطور برعکس شما می‌توانید از شیفت‌هایی که به شما اختصاص داده شده انصراف دهید. برای این اقدام روی شیفت کلیک کنید و در صفحه‌ی باز شده مشابه تصویر زیر گزینه‌ی "در دسترس نیستم " را انتخاب کنید.
با این کار شیفت به حالت شیفت باز تغییر می‌کند و در نمای گانت نمایش داده می‌شود.
بازنشانی به پیش‌نویس
شیفت‌های ایجاد شده را می‌توانید به حالت پیش نویس و منتشر نشده برگردانید. اگر روی گزینه‌ی بازنشانی به پیش نویس کلیک کنید شیفت ایجاد شده به حالت ذخیره شده و منتشر نشده تبدیل می‌شود.
کپی شیفت‌ها
اگر شیفت‌های کاری شما در بازه‌ی هفتگی تکرار می‌شود می‌توانید از طریق کپی شیفت‌ها آن‌ها را در برنامه‌ریزی تکرار کنید. در نمای گانت و نمایش بصورت هفته قرار بگیرید. بعد از تعریف شیفت‌ها گزینه‌ی کپی قبلی را انتخاب کنید تا شیفت‌های ایجاد شده برای هفته‌ی جاری به برنامه‌ی هفته‌ی بعد نیز کپی شوند.
توجه نمایید در کپی کردن شیفت‌ها بصورت شیفت باز و بدون منبع کپی می‌شوند.
حالت‌های نمایشی مختلف در نمای گانت
شیفت‌ها را در بازه‌های روز، هفته، ماه و سال می‌توانید مشاهده نمایید. با
استفاده از نمادهای 
می‌توانید به دوره‌های
قبل و بعد منتقل شوید و گزینه‌ی امروز را کلیک نمایید.
نمایش ساعات در دسترس بودن هر منبع
بعد از تعریف ساعات کاری و ایجاد یک قرارداد فعال در نمای گانت ماژول برنامه‌ریزی برای هر منبع میزان ساعات برنامه‌ریزی شده و در دسترس بودن منبع مشابه تصویر زیر در داخل نام منبع و با رنگ سبز قابل نمایش است.
به عنوان مثال در تصویر بالا برای مدیر که در یک هفته کاری 40 ساعت قابل برنامه‌ریزی است، 16 ساعت برنامه‌ریزی شده است و 24 ساعت زمان آزاد برای تخصیص شیفت دارد.
فرایند کنترل شیفت‌های ایجاد شده
بعد از انتخاب منبع برای هر شیفت و ارتباط داده شیفت به یک پروژه فرایند از طریق ماژول پروژه پیگیری می شود.
منابع شما در ماژول برنامه ریزی همان کارمندان شما (محول شده) در ماژول پروژه هستند. کارمند در وظیفه‌ی مربوطه در صفحه‌ای مشابه تصویر کارکرد خود را ثبت می‌کند
و بعد از ذخیره کردن از قسمت بالای صفحه‌ی وظیفه روی گزینه‌ی ساعت پیش بینی کلیک کنید و به ماژول برنامه‌ریزی منتقل شوید و در نمای گانت و نوار رنگی که توپر شده میزان پیشرفت برنامه را مشاهده نمایید.
طبق همین روش و برای تمام پروژه‌های برنامه‌ریزی شده با ثبت کارکرد کارمندان میزان پیشرفت و وضعیت شیفت در ماژول برنامه‌ریزی قابل مشاهده و کنترل است.
فیلترها در برنامه‌ریزی
شیفت‌ها و برنامه‌های ایجاد شده را می‌توانید براساس فیلدهای مختلف فیلتر نمایید
شیفت‌های باز: در این قسمت می‌توانید با انتخاب این فیلتر شیفت‌هایی که محول نشده را مشاهده نمایید.
شیفت‌های باز برای نقش من: مشابه حالت قبل شیفت های باز را نشان می‌دهد با این تفاوت که براساس نقش نشان می‌دهد.
شیفت‌های من: با انتخاب این فیلتر فقط شیفت‌هایی که کاربری شما به عنوان منبع برای آن هستند را نشان می‌دهد.
تیم من: شیفت‌های مربوط به کارمندانی که طبق چارت سازمانی زیر مجموعه‌ی تیم شما هستند را نشان می‌دهد.
انسان: با انتخاب این فیلتر فقط منابع انسانی (کارمندان) که برنامه‌ریزی شده‌اند را نشان می‌دهد.
ماده: فقط شیفت‌های مربوط به منابع غیر انسانی(ابزارها و ...) را نشان می‌دهد.
منتشر شده: شیفت‌های شما و سایر کاربران را که منتشر شده نشان می‌دهد.
منتشرنشده: شیفت‌هایی که ذخیره شده ولی منتشر نشده را نشان می‌دهد.
آینده: شیفت‌هایی که تاریخ شروع آن‌ها از هفته‌ی جاری و به بعد است را نشان می‌دهد
گذشته: شیفت‌های مربوط به زمان گذشته تا هفته‌ی جاری را نشان می‌دهد.
شیفت‌های در تداخل: با انتخاب این فیلتر شیفت‌های در تداخل را نشان می‌دهد و می‌توانید وضعیت شیفت و منبع را تغییر و مدیریت نمایید.
گروهبندی شیفت‌ها
از قسمت گروهبندی می‌توانید شیفت‌های ایجاد شده را طبق نیاز خود تقسیم‌بندی نمایید.
به عنوان مثال وقتی براساس نقش گروهبندی نمایید، در تصویری مشابه تصویر زیر و فقط به تفکیک نقش‌ها شیفت‌ها را مشاهده می‌کنید.
علاقه‌مندی‌ها
از این قسمت مشابه سایر ماژول‌ها می‌توانید نمای نمایشی خود را سفارشی کنید و برای کاربری خودتان و یا همه‌ی کاربران ذخیره نمایید.
لینک منو در صفحه گسترده: با استفاده از این قسمت می‌توانید لینک صفحه را در یک فایل اکسل فعال نمایید.
برنامه ریزی من
در منو اصلی روی برنامه‌ریزی من کلیک کنید و مشابه تصویر زیر فقط فعالیت‌های خود را مشاهده نمایید. می‌توانید در بازه‌های مختلف فعالیت‌های خود را مشاهده نمایید
مفهوم رنگ‌ها در ماژول برنامه ریزی
رنگ طوسی: روزهای تعطیل در تقویم به این رنگ نشان داده می‌شوند.
حالت راه راه: شیفت‌های ذخیره شده ولی منتشر نشده را بصورت راه‌راه نشان داده می‌شوند.
حالت تو پر: شیفت‌هایی که منتشر شده‌اند بصورت رنگی توپر نمایش داده می‌شوند.
شیفت‌های طوسی رنگ: معرف شیفت‌های کپی شده است.
گزارش‌ها در ماژول برنامه‌ریزی
جهت تحلیل برنامه‌ریزی‌های انجام شده از منو برنامه قسمت گزارش> تحلیل برنامه‌ریزی را انتخاب نمایید و در صفحه‌ای مشابه تصویر زیر براساس معیارهای مختلف می‌توانید گزارشات مختلف را بررسی نمایید.
مدیریت جهت اطلاع از وضعیت پرسنل خود از گزارشات این قسمت استفاده می‌نماید.
گزارشات تحلیلی در نمای پیوت بصورت پیش‌فرض برای منابع و به تفکیک ماه‌ها از ماه جاری براساس معیار زمان اختصاص داده شده برقرار است.
کاربران می‌توانند برحسب نیاز خود گروهبندی‌ها را تغییر داده و بصورت جزئی‌تر گزارشاتی را تهیه نمایند.
همچنین معیارهای دیگر را به گزارش تحلیلی اضافه نمایند.
معیارهای موجود در بخش گزارش‌های تحلیلی
روی دکمه‌ی معیارها در بالای صفحه سمت راست کلیک نمایید و از لیست بازشده معیار مدنظرتان را انتخاب نمایید.
تعداد: تعداد شیفت ایجاد شده برای هر منبع را نمایش می‌دهد.
ساعات مفید: میزان ساعات کارکردی که از وظیفه مرتبط ثبت می‌شود در این فیلد نمایش داده می‌شود.
درصد زمان اختصاص داده شده: معیاری که در زمان ایجاد شیفت وارد شده در این قسمت نمایش داده می‌شود
تعداد روز کاری: روزهای انتخاب شده در زمان تعریف شیفت در این قسمت نمایش داده می‌شود.
پیشرفت: براساس فیلد مرتبط در وظیفه مقداردهی می‌شود. اگر برای وظیفه‌ی مربوطه ساعات برنامه‌ریزی شده را ثبت کرده باشید با وارد کردن میزان کارکرد و در مقایسه با زمان برنامه‌ریزی شده میزان پیشرفت محاسبه می‌شود.